Die von einer Transaktion erzeugte Korrespondenz wird auf dem Nachrichten-Panel angezeigt. Die Applikation erzeugt automatisch die betreffende Korrespondenz und berücksichtigt dabei die in den Adressen angegebenen Default-Sprachen und Ausgabewege. Im Stammdaten-System unter “Verwalten von Versandanweisungen” (DBIMLI) bzw. deren zugehörigen Transaktionen können die Nachrichteneinstellungen für bestimmte Beteiligte definiert werden.

Das Layout des Panels erlaubt es dem Benutzer klar zu erkennen, welche Korrespondenz in welchem Format erzeugt wurde (SWIFT, Brief, TradeConnect usw.), die verwendete Sprache, die Sendeart und die Anzahl der erzeugten und auszudruckenden Originale und Kopien. Die Sprache und das Format der erzeugten Korrespondenz wird den gespeicherten Adress-Informationen entnommen. Die Reihenfolge ist SWIFT / TradeConnect, falls dies nicht möglich ist Telex, ansonsten Brief. Das Format (wenn auswählbar), der Ausdruck und die Anzahl der Kopien kann je nach Bedarf ausgewählt werden.

Weiterhin ist es auch für den Benutzer möglich, sich den ergebenden Text auf dem Bildschirm, durch Klicken des Icons, anzusehen. Dabei wird nicht nur das aktuelle Dokument für den Empfänger angezeigt, sondern auch alle weiteren zu der Nachrichtenübermittlung gehörenden Dokumente. Wird z.B. das Originaldokument per Details-Panel (Button [Senden an]) oder eine weitere Kopie (Button [Kopie an]) des Dokuments an eine zusätzliche Adresse versendet, wird durch Klicken des -Icons sowohl die Nachricht an die zusätzliche Adresse angezeigt als auch eine Kopie der Original Nachricht. Gleiches gilt für Nachrichten, an die zusätzliche Anhänge beigefügt wurden. Das Icon zeigt die Originalnachricht sowie alle dazugehörigen Anhänge. So ist es möglich sich einen schnelle Überblick über die tatsächlich ausgehende Korrespondenz an die jeweilige Adresse zu verschaffen.

Die angezeigten Nachrichten können unmittelbar ausgedruckt werden, indem mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufgerufen und “Drucken” ausgewählt wird. Bei SWIFT-Nachrichten kann der Benutzer durch Aufrufen des Kontextmenüs mit der rechten Maustaste in die Ansicht der Rohnachricht wechseln.

Zur Eingabe zusätzlicher Textinformationen können Eingaben in einem Textfeld (“Sender-an-Empfänger-Information”) auf dem “Nachrichten-Details”-Panel, das über das Icon auf dem “Nachrichten”-Panel erreichbar ist, dem erzeugten Dokument hinzugefügt werden. Auf dem “Nachrichten-Details”-Panel ändern sich die verfügbaren Optionen je nach ausgewähltem Medium. Über das Icon kann ein vordefinierter Text ausgewählt und verwendet werden (siehe dazu “Allgemeine Informationen zu Textbausteinen”). Es können auch selbst verfasste längere Texte unter “Sender-an-Empfänger-Information” eingegeben werden.

Je nachdem, welches Medium ausgewählt wurde, wird ein entsprechend angepasstes “Nachrichten-Details”-Panel angezeigt (im folgenden Beispiel: Nachrichtentyp “Bolero”).

Die “Sender-an-Empfänger-Information” wird jeweils an einer Stelle in der zu generierenden Nachricht bzw. in dem zu generierenden Brief angezeigt. Ist beispielsweise ein vorformulierter Text für das Medium “Brief” vorhanden, und das Medium wird nun über die Combobox “Per Medium” geändert, so wird das “Sender-an-Empfänger-Information”-Feld beim neu ausgewählten Medium automatisch mit dem vorhandenen Inhalt gefüllt. Das Feld wird deaktiviert, wenn eine Nachricht nicht über ein entsprechendes Tag zum Aufnehmen des Feldinhalts verfügt.

Informationen für das TAG 72 der SWIFT MT 103 und 202 können nur auf dem “Zahlungspanel” eingeben werden. Aus Prüfungsgründen kann keine Eingabe über das Feld “Sender-an-Empfänger-Information” auf dem “Nachrichten-Details”-Panel erfolgen.

Wenn die jeweilige Empfänger-ID, also z.B. Bolero RID, aus der Adresse vorbelegt ist, ist das Feld Empfänger-ID grau unterlegt und nicht zu bearbeiten. Ist das Feld Empfänger-ID auf dem Nachrichten-Details-Panel leer, kann die Empfänger-ID hier manuell geändert werden.

Es ist auch möglich, das Original (Button [Senden an]) oder eine weitere Kopie (Button [Kopie an]) des Dokuments an eine zusätzlich einzugebende Adresse zu versenden, sowie die Anzahl der Kunden-Kopien, Aktenkopien und internen Kopien jeweils einzugeben. Bei der Auswahl von [Kopie an] werden zwei Nachrichten versandt, d.h. es wird zweimal Porto berechnet. Wird [Senden an] ausgewählt, wird die Originalnachricht zwar auf dem Panel “Nachrichten” mit angezeigt, allerdings wird nur eine Nachricht an den Empfänger hinter “send to:” geschickt. In diesem Fall wird somit auch nur einmal Porto berechnet.

Bei Versand der Kopie oder des Originals als Medium “Brief” kann der Benutzer über die Checkbox “Unterdrücke Begleitbrief” festlegen, ob ein Deckblatt für die Nachricht generiert werden soll oder nicht. Zusätzlich ist beim Medium “Brief” das Feld “Briefdatum” verfügbar. Dieses wird aus dem Feld “Ausführungsdatum” auf dem “Ergänzung” Panel vorgeschlagen. Bei entsprechender Definition des Briefs erscheint so das Datum der Ausführung bzw. das vom Sachbearbeiter eingetragene Datum und nicht das Datum der (Vor-)Erfassung im Briefkopf.

Beim Medium “E-Mail” können über den Button [cc: (n)] auf einem Zusatzpanel weitere Hauptempfänger und Kopieempfänger (cc: oder bcc:) eingegeben werden. Die von der Applikation vorgeschlagenen möglichen Email-Adressen ergeben sich aus den in den Stammdaten hinterlegten Email-Adressen (bei Kontakten, Authentifizierung oder Adressen). Darüberhinaus können auch von Hand freie Email-Adressen eingegeben werden, ohne dass diese in den Stammdaten hinterlegt sein müssen.

Der Versand einer Nachricht kann durch den Button [Unterdr.] unterdrückt werden. Über den Button [Aktivieren] wird die “Unterdrückung” der Nachricht wieder aufgehoben, d.h. sie wird wieder versandt. Durch Anklicken des Buttons [OK] werden die aktuell auf dem Panel getätigten Einstellungen bestätigt. Unterdrückte Nachrichten werden auf dem “Nachrichten” Panel mit einem hellblauen Hintergrund gezeigt.

Auf dem “Nachrichten-Details”-Panel kann beim Versand von Mails angegeben werden, ob der Text der Nachricht direkt in der Mail ausgegeben wird oder ob eine kurze Standardmail erzeugt und die eigentliche Nachricht als PDF angehängt wird.

Das “Anhänge”-Panel dient dazu, Korrespondenz anderen Nachrichten beizufügen bzw. anzuhängen.

Das Anhängen von Korrespondenz ist nur bei folgenden Nachrichtentypen möglich:

• TradeConnect
• Bolero
• E-Mail
• SWIFT Score Nachrichten

Im oberen Teil des Panels wird die ausgehende Korrespondenz und die dazugehörigen Anhänge für den übergeordneten Kontrakt angezeigt. Die Tabelle im unteren Teil des Panels wird nur dann angezeigt, wenn mindestens eine der drei Checkboxen markiert wird. Bei “Eingang” werden die Eingangsnachrichten, bei “Früherer Ausgang” die zuvor versandten Nachrichten und bei “Ausgang” die aktuellen Nachrichten unter dem Kontrakt tabellarisch aufgeführt.

Zum Anhängen einer Nachricht wählt man zunächst im oberen Teil des Panels über die Maus eine Nachricht aus, an die eine weitere Nachricht angefügt werden soll (die Nachricht kann über den Button [ Zeigen] angezeigt werden). Über den Button [ Details] können die Details der ausgewählten Nachricht angezeigt werden. Im unteren Teil des Panels kann dann eine anzuhängende Nachricht ausgewählt werden. Der Button [ Anhänge] wird erst dann aktiviert, wenn im oberen Panel ein korrekter Nachrichtentyp ausgewählt wurde.

Alternativ kann eine anzuhängende Nachricht auch über das Icon ausgewählt und angehängt werden. Nach Klicken des Icons wird die “Erweiterte Nachrichten-Suche” gestartet. Hier kann nach Nachrichten gesucht und über Doppelklicken der Nachricht, Markieren und Klick auf [ Nehmen] ausgewählt und angehängt werden.

Zusätzlich ist es möglich, weitere freie Nachrichten (“Cover Letter”) der oben genannten Nachrichtentypen zu erzeugen und mit Anhängen zu versehen.

Ein Anhang kann über den Button [ Löschen] wieder von der ausgewählten Nachricht entfernt werden.