Vorläufige Abrechnungen sind komplett avisierte Abrechnungen, die dauerhaft gespeichert werden und später als Basis einer definitiven (endgültigen) Abrechnung dienen können.

Vorläufige Abrechnungen werden mit dem Standard Abrechnungs-Panel erstellt. Im oberen Teil des Abrechnungs-Panels wird definiert, ob es sich um eine vorläufige (“temporär”) oder definitive (“endgültig”) Abrechnung handelt. Die Auswahl der Abrechnungsart gilt für alle auf dem Panel getroffenen Einstellungen (eigene und fremde Gebühren/ Provisionen), unabhängig von der Rolle. Es ist also z.B. nicht möglich, in einer vorläufigen Abrechnung Gebühren an einen Beteiligten direkt abzurechnen. Eine vorläufige Abrechnung ist immer einem Kontrakt zugeordnet und kann mehrere Beteiligte betreffen.

Am folgendem Beispiel aus der Bankpraxis soll an dieser Stelle das Konzept von vorläufigen Abrechnungen erläutert werden:

SWIFT unterscheidet zwischen einer MT n90 (Advice of Charges) und einer MT n91 ( Request for Payment of Charges). Die n90 wird vom kontoführenden Institut an den Kontoinhaber geschickt und enthält die Gebühren, die dem Kontoinhaber direkt belastet oder gutgeschrieben werden.
Die n91 wird verwendet, um die Zahlung von Gebühren beim Empfängerinstitut anzufordern, d.h. das Absenderinstitut informiert das Empfängerinstitut über die angefallenen Gebühren und teilt in der n91 mit, wo das Geld angeschafft werden soll.

Beide Nachrichten können in den Geschäftstransaktionen Gebührenabrechnung (xxTFEE), die in jedem Geschäftsbereich verfügbar sind, erzeugt werden. In der Gebührenabrechnungstransaktion ist das Feld Abrechnungstyp offen und eingebbar. Der Benutzer kann zwischen einer endgültigen und einer temporären Abrechnung wählen.

Im Falle einer endgültigen Abrechnung wird als eine mögliche Disposition “jetzt abrechnen (“X”)” vorgeschlagen. Wird diese gewählt, wird aus den erfassten Daten eine Buchungszeile im 3. grid des Abrechnungspanels vorgeschlagen und bei vorhandener direkter Kontoverbindung (Dispositionstyp “DAD”/ “DAC”) wird auf dem Nachrichten Panel eine Abrechnungsnachricht erzeugt. Verfügt der Empfänger über einen BIC und einen Authenticator, wird eine n90 erzeugt. Bei einer endgültigen Abrechnung werden echte Buchungen erzeugt. Dies ist zum Beispiel auch daran zu erkennen, dass auf dem Buchungspanel der Transaktion die Buchungen auf dem Kundenkonto und den Ertragskonten der Bank ausgewiesen werden.

Wählt der Benutzer als Abrechnungstyp “temporär” aus, wird statt der Disposition “jetzt abrechnen” die Disposition “vorläufig abrechnen (“S”)” vorgeschlagen. Die Buchungszeile im 3. grid des Abrechnungspanel enthält den Hinweis “temporär” in roter Schrift und auf dem Nachrichten Panel wird eine Abrechnungsnachricht in Form einer n91 erzeugt, sofern der Empfänger über einen BIC und einen Authenticator verfügt. Im Falle einer n91 stellt das Absenderinstitut also dem Empfänger eine Rechnung mit sämtlichen Abrechnungsinformationen aus, die anzeigt, auf welchem Weg diese Rechnung beglichen werden soll. Diese Informationen werden dem Abrechnungsbeteiligten gegenüber nachrichtlich ausgewiesen, die tatsächliche Buchung auf den Konten erfolgt erst zum Zeitpunkt der endgültigen Abrechnung.

In einer vorläufigen Abrechnung enthaltene eigene oder fremde Gebühren können wahlweise avisiert (Disposition “jetzt avisieren”) oder nur intern vorgemerkt werden (Disposition “später abrechnen”). Letztere werden im Gebührenpool gespeichert. Avisierte Gebühren sind feste Bestandteile der vorläufigen Abrechnung und können nur mit einer daraus erzeugten endgültigen Abrechnung abgerechnet werden. Intern vorgemerkte “Pool”-Gebühren können jederzeit unabhängig abgerechnet werden.

Ein weiteres Beispiel für eine temporäre Abrechnung ist in den Transaktionen Dokumente senden, akzeptieren und abrechnen der Bereiche Export- und Import Dokumente und in den Transaktionen Dokumente akzeptieren und abrechnen der Bereiche Export und Import Inkasso zu finden.
Handelt es sich bei dem Dokumentensatz um einen “Nachsicht”-Dokumentensatz, wird bei Aufnahme der Dokumente in den oben genannten Transaktionen ebenfalls eine temporäre Abrechnung erzeugt. Diese dient dazu, dem Empfänger sämtliche Abrechnungsinformationen bereits bei Dokumentenaufnahme mitzuteilen, auch wenn die endgültige Abrechnung erst bei Fälligkeit zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Die Ausgabe der Abrechnungsinformationen erfolgt in den ausgehenden Nachrichten.
Bei Abrechnung des Dokumentensatzes bei Fälligkeit wird die temporäre Abrechnung aufgegriffen und endgültig verarbeitet. Erst dann werden die tatsächlichen Buchungen erzeugt und entsprechende Zahlungsnachrichten (z.B. eine MT400 oder eine MT756) erzeugt.

Ein weiteres Beispiel für die temporäre Abrechnung ist in der Transaktion Abrechnen Einfache Zahlung bei ausgehenden Zahlungen, falls eine Zahlung erfasst/gebucht werden muss, aber eine zusätzliche Autorisierung für die endgültige Abrechnung der Zahlung erforderlich ist. Dann kann eine temporäre Abrechnung erstellt werden, die keine Zahlungsnachrichten erzeugt und auch keine Buchungen erzeugt. Nach Erhalt der zusätzlichen Autorisierung kann die endgültige Abrechnung gebucht werden, die die entsprechenden Zahlungsnachrichten erzeugt und auch Buchungen vornimmt.

Der spätere Zugriff auf die vorläufigen Abrechnungen erfolgt durch Start der Transaktion Auswahl einer vorläufigen Abrechnung aus dem Menü. In dieser Transaktion können die vorhandenen vorläufigen Abrechnungen angezeigt, ausgewählt oder gelöscht werden.

Beim Starten einer Transaktion, die endgültige Abrechnungen laden kann (wird bei den Transaktionsprofilen, in der Transaktion Verwalten von Entity Gruppen Transaktions-Profilen (DBIETP), definiert), wird geprüft, ob eine vorläufige Abrechnung zum aktuellen Kontrakt vorhanden ist. Werden passende (noch nicht abgerechnete) vorläufige Abrechnungen gefunden, dann wird eine Meldung angezeigt, die abfragt, ob diese/eine vorläufige Abrechnung aufgegriffen werden soll. Wird die Meldung bestätigt, wird diese vorläufige Abrechnung direkt aufgegriffen. Wird die Meldung nicht bestätigt, wird die Transaktion ohne aufgegriffene vorläufige Abrechnung gestartet.

Technisch dient die aufgegriffene Abrechnung nur als Vorlage für die endgültige Abrechnung. Es könnten sämtliche Daten der alten Abrechnung geändert werden. Welche Altdaten tatsächlich änderbar sind oder den aktuellen Gegebenheiten neu angepasst werden und welche exakt so abgerechnet werden müssen, wie in der vorläufigen Abrechnung eingegeben, ist in der installationsspezifischen Logik hinterlegt.

Wird eine vorläufige Abrechnung aufgegriffen und damit eine endgültige Abrechnung erstellt, dann wird das Verarbeitungsdatum der unter einem Kontrakt gespeicherten, vorläufigen Abrechnung (SEP) gespeichert. Ein nochmaliges Aufgreifen ist trotzdem möglich. Diese Funktion wird benötigt, wenn an einen Beteiligten mit Fälligkeit des Kontrakts, an den anderen mit Ablauf einer eventuellen Finanzierung endgültig abgerechnet werden soll.

Falls bei einer temporären Abrechnung keine Zeilen in der Abrechnungs-Tabelle erstellt werden, gibt das System eine Warnung aus und die vorläufige Abrechnung kann nicht gespeichert werden.

Vorläufige Abrechnungen werden in den Info-Transaktionen mit angezeigt. Im Panel SEP-Info wird eine Tabelle mit den unter einem Kontrakt gespeicherten vorläufigen Abrechnungen (SEP) angezeigt.