Documentation - DOKA-NG (Functional availability is per selected plan)

Diese Dokumentation ist für Sachbearbeiter gedacht, die sich ohne eine vorhergehende Einführung oder Schulung mit der Applikation DOKA-NG vertraut machen möchten.

Der nachfolgende Text soll Sie anhand von Beispielen, die Sie parallel zum Lesen dieses Textes selbst nachvollziehen können, durch die Applikation führen und dabei mit der Bedienung und dem grundsätzlichen Ablauf sowie den von uns verwendeten Begriffen vertraut machen. Sind mehrere Möglichkeiten der Bedienung/Hantierung beschrieben, probieren Sie gerne alle aus.

Der Text verweist an verschiedenen Stellen auf andere Texte. Diese können Sie jeweils anklicken, wenn Sie zu einem Thema weitere bzw. detaillierte Informationen haben möchten. Um die Beispiele durch zuspielen, sind diese Informationen nicht nötig. Lesen Sie die Texte gerne zu einem späteren Zeitpunkt, um das Verständnis zu vertiefen.

Voraussetzung ist neben der technischen Zugriffsmöglichkeit auf die Installation lediglich, dass Ihnen eine User-ID und das dazugehörige Passwort bekannt sind.
Bitte beachten Sie: Abhängig von der User-ID ist eingestellt, welche Funktionen Ihnen in der Applikation zur Verfügung stehen und wie Sie darauf zugreifen können. Beispielsweise hat ein Sachbearbeiter Zugriff auf die Geschäftsabwicklungsfunktionen, darf aber keine Software-Patches einspielen, bei einem Administrator ist es genau anders herum.

Wenn Sie in einem separaten Testsystem oder mit einer der speziellen User-IDs in unserer MyModelbank arbeiten, können Sie gerne (fast) alle Funktionen ausprobieren. Sie arbeiten in einer eigenen Datenumgebung und beeinflussen damit nicht die Produktionsdaten. Lediglich mit den eher technischen Funktionen, die zur Manipulation der Datenbank dienen, sollten Sie nicht “spielen”.

Welche User-IDs in unserer MyModelbank welche Zugriffsrechte haben, können Sie unter Benutzer und Benutzerprofile erfahren.

Im folgenden sind beschrieben:

• Einloggen
• Das Office
• Beispiel 1 - Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs
  • Unterbrechen der Transaktion
  • Ausfüllen der Felder
    • Comboboxen
    • Feld mit [Lupe]-Icon
    • Betragsfelder
    • Checkboxen
    • Datumsfelder
    • Einfache Eingabefelder
    • Beteiligte
    • Felder mit Textbaustein-Auswahl
    • Eingabe-Grids
    • Panel "Abrechnungs-Details"
    • Panel "Abrechnung"
    • Panel "Buchungen"
    • Panel "Ergänzungen"
    • Panel "Nachrichten"
    • Pflichtfelder, optionale Felder und Fehlermeldungen
    • Kontextmenü und Hilfetexte
    • Termine
  • Transaktion prüfen und speichern, Warnungen
• Beispiel 2: Avisierung/Bestätigung mit aufgegriffener Eingangsnachricht
  • Aufgreifen von Eingangsnachrichten
  • Abwickeln mit Eingangsnachricht
• Unterbrochene / zu korrigierende Transaktionen
• Kontrolle und Freigabe
• Wie geht's weiter mit der Transaktion?
• Stammdaten und Auswertungen, Dokumentation

Starten Sie die Applikation über die Ihnen zur Verfügung stehende Verknüpfung. Sie bekommen ein kleines Fenster angezeigt, in das Sie User-ID und Passwort eintragen.

Klicken Sie auf den Button [OK] oder drücken Sie die <Enter>-Taste. Jetzt wird die Applikation gestartet und Sie bekommen das Office anzeigt. Mit [Cancel] können Sie den Login abbrechen.

Zuerst sehen sie einen als Arbeitsplatz die zentrale Einstiegsseite. Sie teilt sich in fünf Bereiche auf.

• Kopfbereich: Icons und Statusleiste
• Links: Das Kontrakt-Suchfeld und das Menü mit allen verfügbaren Geschäftsbereichen und Funktionselementen, abhängig vom Profil des Benutzers.
• Hauptbereich: Die persönliche “To Do Liste / Arbeitsliste”. Sie zeigt alle aktuell offenen bzw. anstehenden Aufgaben an. Je nach Selektion für den User selbst oder für ausgewählte Gruppen.
• Rechts: Der rechte Bereich zeigt das DOKA-NG Logo, die aktuelle Entity, die Benutzer-ID, das aktuelle Datum und die aktuelle lokale Uhrzeit. Darunter das sogenannte Klemmbrett mit persönlichen, heute nicht abgeschlossenen Transaktionen die auf Pause gelegt wurden. Von dort sind sie schnell auffind- und aufgreifbar. Im unteren Bereich werden wichtige Benachrichtigungen und Meldungen aus dem “Watchdog” angezeigt.
• Unterer Bereich: In Transaktionen werden dort Panelnamen angezeigt. Im Office nicht verfügbar.

Kopfbereich - Icons

Die Icon-Leiste besteht aus vier funktionalen Gruppen

• Links: Hauptfunktionen. Sie sind immer verfügbar.
• Links von der Mitte: Transaktionsfunktionen.
• Rechts von der Mitte: Funktionen für die aktuelle Auswahl.
• Rechts: Pausieren und Verlassen/Schließen der Transaktion.

Bewegen Sie den Cursor über ein Icon. Dann ändert sich die Form des Mauszeigers in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Wenn der Zeiger einen Moment auf einem Objekt verweilt, z.B. einer Referenznummer in Transaktionen, wird ein Hinweistext, auch “Hint” genannt, zu dem entsprechenden Objekt angezeigt. Der Hinweistext enthält Informationen über die Funktion und den dazugehörigen Schnellbefehl/shortcut für Nutzer, die bevorzugt tastaturorientiert arbeiten.

Eine Übersicht der Icons einschließlich der Funktionsbeschreibung ist hier verfügbar: Standardfunktions-Icons. Durch einfaches Klicken auf ein Icon wird die jeweilige Funktion aufgerufen. Wenn Sie die Applikation schließen bzw. verlassen möchten,

• drücken Sie <ESC> auf der Tastatur.
• klicken Sie das rote “Schließen”-Icon im Windowsfenster,
• klicken Sie das in der blauen Iconleiste, rechts oben im Programmfenster oder
• wählen Sie direkt einen Vorgang aus Ihrer persönlicher Auswahlliste, rechts neben dem Arbeitsbereich.

Menü
Die Überschriften aller verfügbaren Funktionen werden zusammengeklappt angezeigt. Durch Klicken auf eine Überschrift werden die dazugehörigen Untermenüs aufgeklappt. Bewegen des Cursors auf eine Überschrift ändert deren Farbe (von Schwarz nach Tiefblau). Sobald Sie durch Klicken und Auswahl von Menüeinträgen in einer Geschäftstransaktion angekommen sind, wird der dazugehörige Menüpunkt mit einem “*” markiert.

Sie können jeden Menü- und Untermenüpunkt verlassen, indem Sie einen anderen Menüpunkt auswählen, direkt mit dem Icon zurück in das Das Office gehen oder einen neuen Kontrakt auswählen.

Detaillierte Information zum Office und den verfügbaren Funktionen finden Sie unter “Das Office”.

Anmerkung: Abhängig von der jeweils benutzten User-ID kann sich Ihnen das Office auf der Detailebene auch etwas anders darstellen. Die Beschriftung auf den Menü-/Untermenüpunkte kann abweichen und damit auch die dahinter liegenden Funktionen und Submenüs. Wir versuchen, Ihnen auch die alternativen Möglichkeiten aufzuzeigen, um zu den jeweiligen Funktionen zu gelangen.

Ein Tipp vorweg: Sofern verfügbar, suchen Sie sich in Ihren Akten einen (alten) Vorgang, den Sie als Beispiel-/Datenvorlage benutzen können. Das kann helfen, die Parallelen und Unterschiede zu Ihrem bisherigen Vorgehen zu erkennen.

Um einen Geschäftsvorfall, “Transaktion” genannt, abzuwickeln, hier im Beispiel die Avisierung eines Export-Akkreditivs, müssen Sie zunächst die Funktionen für den gewünschten Geschäftsbereich auswählen. Dazu klicken sie auf den Menüpunkt “Export Produkte”, dann “Export-Akkreditiv” und “Top” und wählen “Avisieren/Bestätigen” aus.

Alternativ: Je nach Berechtigungsprofil können Sie ggf. auch das Icon “Transaktion starten” zur manuellen Eingabe des Transaktionscodes wählen. Geben Sie dazu in dem vorgesehenen Feld

“LETOPN” ein, und drücken Sie <“Enter”>. Das folgende Transaktionspanel öffnet sich:

Im Beispiel soll jetzt die Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs erfolgen. Die Transaktion wurde gestartet.

Transaktionen haben in der Applikation immer ein sechsstelliges, Kürzel (wie etwa “LETOPN”) sowie eine Langbezeichnung (wie etwa “Avisieren/Bestätigen”). Beides wird in der Kopfleiste des Fensters angezeigt

Die Anzeige wechselt direkt in die Transaktion “Avisieren / Bestätigung”. Die Ihnen jeweils angezeigte Bildschirmseite nennen wir “Panel”. Ein Panel weist immer am unteren Rand einen Reiter auf, der die zugehörige Bezeichnung enthält (hier: “Übersicht”) .

Die Statuszeile am oberen Rand des Fensters zeigt jeweils Information in der semantischen Form “Arbeitsumgebung/Transaktionscode/Transaktionsklarname” an, bspw.

Sie erkennen mithin den Code für die LETOPN-Transaktion, davor ihre aktuelle Arbeitsumgebung, zusätzlich die Beschreibung “Avisieren/Bestätigen”.

Für die Abwicklung einer Transaktion (abgekürzt TRN), die wie in diesem Beispiel einen Kontrakt neu anlegt, müssen in der Regel viele Felder ausgefüllt werden. Diese sind daher über mehrere Panels verteilt, deren Bezeichnung jeweils auf dem Reiter am unteren Rand des zentralen Arbeitsbereichs angezeigt wird. Durch Klicken auf die Reiter können Sie jederzeit zwischen den Panels hin- und herwechseln.

Alle Geschäftstransaktionen haben oben rechts auf jedem Panel ein Icon und ein Icon.

Indem Sie auf das Icon klicken, beenden Sie die aktuellen Vorgang bzw. ihre Benutzersitzung. Sie verlieren in diesem Fall alle eventuell erfassten Daten. An dieser Stelle erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Sie werden gefragt, ob

• Sie tatsächlich die Transaktion [Verlassen] und nicht speichern möchten
• Sie die Transaktion auf [Pause] stellen und verlassen möchten
• Sie zur Transaktion [Zurück] kehren möchten, um den aktuellen Vorgang weiterzuführen, oder
• Sie die eingegebenen Daten [Speichern] möchten.

Wenn Sie auf das Icon klicken, wird die Transaktion unterbrochen wie bei [Pause], und die Anzeige der Abwicklung wird geschlossen. Alle erfassten Daten bleiben erhalten und es wird ein sogenannter SPT- (System Pending Transaction) Eintrag erzeugt, den Sie später wieder aufgreifen können, um an genau der Stelle weiterzumachen, an der Sie vorher [Pause] geklickt hatten. Dieser pausierte Eintrag wird auch direkt rechts in der persönlichen Liste unterbrochener Einträge angezeigt - bspw.:

Wie Sie weitere und ältere unterbrochene Einträge aufrufen, wird unter Unterbrochene / zu korrigierende Transaktionen erläutert.

Felder, in denen Eingaben möglich sind, werden mit weißer Füllung dargestellt. Felder ohne Eingabemöglichkeit weisen die gleiche hellblaue Füllfarbe auf wie der Hintergrund der zentralen Eingabemaske. Beispiel: Der Nominalbetrag des Akkreditivs sowie die Betragstoleranz sind weiß (= Eingabe möglich), der Maximalbetrag hingegen hellblau hinterlegt, da dieser Wert automatisch aus den anderen beiden Feldern errechnet wird.

Grundsätzlich können Sie die erforderlichen Felder einer Transaktion in beliebiger Reihenfolge ausfüllen. Sinnvoll ist jedoch, die angebotene Reihenfolge einzuhalten. Nachträgliche Änderungen bereits ausgefüllter Felder sind jederzeit möglich.

Sie werden beim Ausfüllen und Springen von Feld zu Feld gelegentlich Fehlermeldungen in Form von gelb unterlegten Kästchen zu sehen bekommen. Diese sollen Ihnen helfen, fehlende oder fehlerhafte bzw. inkonsistente Erfassungen zu erkennen und zu beheben. Zu Pflichtfeldern, optionalen Feldern und Fehlermeldungen später mehr.

Manchmal werden Sie Felder sehen, die bereits Inhalte haben, ohne dass Sie dort etwas eingegeben haben. Ursache dafür ist, dass für Sie unsichtbar in der Software implementierte sogenannte Default-Regeln ausgeführt werden. Diese füllen (oder leeren) Felder abhängig von anderen Daten oder Feldinhalten.

Es gibt verschiedene Arten von Feldern, die sich auch in ihrer optischen Darstellung unterscheiden. Gehen wir die Felder anhand des Beispiels durch.

Das erste eingebbare Feld (in unserem Beispielszenario) ist die “Form des L/Cs”. Es wird dargestellt mit einem kleinen Button am rechtsseitigen Ende, der ein auf der Spitze stehendes Dreieck zeigt.

Ein solches Feld ist eine Combobox, ein Feld, für das eine begrenzte, festgelegte Menge von möglichen Eingabewerten vorliegt. Klicken Sie auf das Dreieck oder das Feld selbst, erscheint eine Auswahlliste mit den möglichen Werten. Durch Bewegen des Mauszeigers auf den gewünschten Eintrag färbt sich dieser blau und wird durch Klicken ausgewählt. Die Auswahlliste schließt sich daraufhin, und der gewählte Wert wird innerhalb der Combobox angezeigt. Falls die Liste sehr lang ist, gibt es an der rechten Seite zusätzlich noch einen Scrollbalken zur Navigation.

Falls Sie die möglichen Werte der Auswahlliste kennen, können Sie auch durch Eingabe der ersten Buchstaben eines Wertes diesen direkt auswählen. Klickt man nach Auswahl eines Wertes erneut auf das Dreieck, erscheint wiederum die gesamte Auswahlliste, jedoch bereits auf den gewählten Eintrag positioniert; man kann dann von dieser Position ausgehend weiter suchen.

Es ist vom fachlichen Kontext abhängig, ob bei einer Combobox ein Wert gewählt werden muss oder ob das Feld auch leer bleiben darf. Bei einigen Comboboxen sind über die vordefinierten Werte hinaus auch freie Texteingaben möglich. Wählen Sie nach dieser Anleitung einen der möglichen Werte für das Feld “Form des L/Cs” aus.

Um zum nächsten Feld “Verantw. Benutzer” zu gelangen, können Sie entweder mit der Maus in dieses Feld klicken oder einfach das aktuelle Feld mit <TAB> verlassen; der Cursor springt dann automatisch zum nächsten Feld in der von uns festgelegten Reihenfolge.

Das nächste Feld “Verantwortlicher Benutzer” ist ein Eingabefeld mit einer rechts daneben.

Es ist bereits mit Ihrer User-ID gefüllt. Sie können hier auch einen anderen Benutzer angeben, verständlicherweise aber nur solche, die in dieser Umgebung bekannt sind.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den gewünschten Wert einzugeben:

• Sie tippen die Ihnen bekannte User-ID des Benutzers ein.
• Sie tippen eine Zeichenfolge als Suchkriterium ein. Dieses Vorgehen setzt voraus, dass Ihnen die User-ID bzw. der Name des gesuchten Benutzers zumindest teilweise bekannt ist, sodass die fehlenden Zeichen automatisch als Platzhalter (“Jokerzeichen”) bei der Suche dienen. Falls Ihre Eingabe ein Suchergebnis, oder mehrere, liefert, wählen Sie dementsprechend einen der angezeigten Einträge.

• Wählen Sie den Eintrag entweder durch
  • Klicken auf den Eintrag oder
  • durch Benutzen der <rauf> und <runter> Pfeile zur Bewegung des Cursors.
    Durch Klicken auf einen Eintrag oder Bewegen des Cursors mit den <Pfeil runter> bzw. <Pfeil rauf>-Tasten wird ein Eintrag markiert, Doppelklick oder <Enter> übernimmt den gewählten Eintrag in das Eingabefeld; das Auswahlgrid schließt sich.
• Sie wählen die Suche über das Icon aus, woraufhin sich ein Fenster für die “Erweiterte Benutzer-Suche” öffnet.
• Hier können ein oder mehrere Filterkriterien eingegeben werden. Klicken auf [Suche] füllt ein Auswahl-Grid, in dem alle Benutzer gezeigt werden, die den Kriterien entsprechen. Wählen Sie einen Eintrag aus, wie im vorherigen Schritt beschreiben. Gibt es nur genau einen passenden Eintrag, wird dieser sofort übernommen.
  Falls Sie einen Wert eingeben, zu dem kein passender Eintrag gefunden wird, beispielsweise “xyz”, erscheint in einem gelben Kästchen eine Fehlermeldung: “Das System konnte keine passenden Einträge finden. Bitte ändern Sie die Suchkriterien, um erneut zu suchen.” Verfahren Sie entsprechend dieser Anweisung. Solange Sie hier keine gültige Eingabe vorgenommen haben, werden Sie die Transaktion nicht abspeichern können.
• Sobald Sie den gewünschten Anwender identifiziert haben, übertragen Sie den Eintrag auf das Feld in der Eingabemaske, indem Sie [Nehmen] anklicken bzw. das Benutzerprofil mit [Anzeigen] einsehen. Anklicken von [Verw.] (= Verwerfen) löscht erwartungsgemäß alle eingegebenen Suchkriterien, sodass Sie den Vorgang neu beginnen können.
  

• Die Seite des Benutzerprofils hat folgende Darstellung:

Hinweis zur Spaltenbreite bei Grids: Manchmal enthält eine Spalte mehr Text, als im zur Verfügung stehenden Platz angezeigt werden kann. Halten Sie den Mauszeiger auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltenbezeichnungen. Er ändert seine Optik dann in einen senkrechten Strich mit nach links und rechts zeigenden Pfeilen. Halten Sie den Mauszeiger gedrückt, so können Sie den Spaltentrennstrich durch Bewegung des Mauszeigers nach links oder rechts verschieben und so die Spalte schmaler oder breiter machen. Diese Funktion ist nur bei Grids verfügbar, bei denen die Spaltenbezeichnungen auch optisch getrennt sind. */

Springen Sie anschließend zum nächsten Feld.

Der “Nominalbetrag” besteht aus 2 Feldern.

• Währung
• Betrag

Die Währung wählen Sie über die Comboboxen aus. Nach Auswahl einer Währung füllt sich das “Betragfeld” automatisch mit dem Wert “Null”, dargestellt mit Dezimaltrennung und der maximal möglichen Anzahl Nachkommastellen, wie für die gewählte Währung definiert.

Bei EUR also mit “0,00”, bei JPY mit “0”, mit KWD mit “0,000”. Tippen Sie den gewünschten Betrag ein. Sie brauchen die Periodentrenner (Tausender-trenner) nicht einzugeben, wenn Sie aus dem Feld springen, erfolgt sofort die Aufbereitung mit Periodentrenner. Springen Sie erneut in das Betragsfeld, wird der Betrag wieder ohne Periodentrenner dargestellt zur leichteren Eingabe.

Springen Sie anschliessend zum nächsten Feld.

(no), (yes)

Das Feld “Zusatzbetrag” ist eine sogenannte Checkbox. Eine Checkbox stellt ein binäres Widget dar, das eine Binärauswahl implementiert: Sie kann markiert (ausgewählt) oder nicht markiert (nicht ausgewählt) sein. Der erstere Zustand bedient sich der visuellen Metapher eines kleinen Häkchens, während der letztere mit einer leeren Checkbox einhergeht.

In der Regel bedeutet

• eine markierte Checkbox “ja, das trifft zu” oder “ja, das möchte ich”
• eine unmarkierte “nein, trifft nicht zu”.

Wenn Sie das Feld “Zusatzbetrag” markieren, können Sie einen weiteren Effekt beobachten: In der Liste der Panel-Reiter wird ein weiteres Panel eingefügt, das Panel “Zusatzbetrag”. Dieses kann später mit allen notwendigen Informationen gefüllt werden. Entfernen Sie die Markierung wieder, verschwindet auch das Panel. Die Ursache dafür ist, dass jedes Mal, wenn Sie ein Feld verlassen, geprüft wird, ob es in der Software implementierte Regeln gibt, die sich auf dieses Feld beziehen und die Auswirkungen auf andere Felder und/oder Panels haben.

Springen Sie weiter zum nächsten Feld. Die “Betragstoleranz +/-” können Sie eingeben oder auch leer lassen.

Die “Betragsspezifikation” ist wieder eine Combobox. Entscheiden Sie, ob Sie einen der möglichen Werte auswählen möchten oder nicht.

• Hinweis: Der Anwender kann entweder Werte für das Feld “Betragstoleranz +/-” eingeben oder im Feld “Betragsspezifikation”. Wenn ein einem Feld Werte eingegeben wurden, wird das andere Feld inaktiv.
• Hinweis: Um das Feld “Betragstoleranz +/-” erneut zu aktivieren, markieren sie den Eintrag in “Betragsspezifikation” und drücken auf Ihrer Tastatur die [Entf.]-/[Del.]-Taste.

Das Feld “Erhaltene Übertragung” ist wieder eine Checkbox. Entscheiden Sie, ob eine solche Übertragung vorliegt oder nicht.

Springen Sie weiter zum nächsten Feld.

(Datum), (Datum kein Bankarbeitstag)

Das Feld “Eröffnet am” ist ein “Datumfeld” und wird mit einem kleinen Kalendersymbol daneben dargestellt. Dieses zeigt, sobald ein Datumwert eingegeben wurde, ein Kalenderblatt mit der zweistelligen Abkürzung des dazugehörigen Wochentages an, etwa 'Fr' für Freitag.

Wenn der Wochentag gemäß der zentralen Kalendereinträge auf einen Nicht-Arbeitstag fällt, wird der Wochentag rot markiert. Über Klicken auf das Kalender-Symbol erreichen Sie den Kalender.

Durch Anklicken des Kalendersymbols gelangen Sie zum Hauptkalender dieser Entity. Andere Kalender sind verfügbar, wenn Sie mit der Maus über das schwarze Dreieck unter dem angezeigten Kalendermonat fahren.

Das grundsätzliche Format, in dem Datumsangaben in Ihrem System dargestellt werden sollen, wird einmal systemweit einheitlich eingestellt. Wir gehen hier vom Format “TT.MM.JJJJ” aus.

Sie haben viele Möglichkeiten, ein Datum direkt zu erfassen, berechnen zu lassen oder aus einem Kalender auszuwählen. Aus Ihren Eingaben wird - wenn möglich - ein Datum ermittelt und in der eingestellten Schreibweise dargestellt, wenn Sie aus dem Feld springen.

• Sie tippen das gewünschte Datum direkt mit Tag, Monat und Jahr ein. Sie können dabei auf die Trennzeichen “.” (Punkt) verzichten, müssen dann Tag und Monat aber jeweils 2-stellig angeben.
• Sie tippen nur Teile des Datums ein. Fehlende Angaben von Monat und/oder Jahr werden mit dem aktuellen Monat/Jahr ergänzt. Wird das Jahr nur 2-stellig angegeben, so werden Jahre < 50 mit 2000 und Jahre >= 50 mit 1900 ergänzt. Die Eingabe “4” oder “04” würde als der 4. Tag des aktuellen Monats, die Eingabe “4.12.” oder “0412” als der 4.12. des laufenden Jahres verstanden.
• Sie benutzen die Datumsberechnungsfunktionen im Eingabefeld. Dazu geben Sie eine Zeichenfolge ein, aus der dann das gewünschte Datum ermittelt wird.
  Möglich sind u.a.: (Eingabe ⇒ Datum)
  • * ⇒ Heute
  • *<Zahl> ⇒ Heute + <Anzahl> Arbeitstage
  • *+<Zahl> ⇒ Heute + <Anzahl> Arbeitstage
  • *-<Zahl> ⇒ Heute - <Anzahl> Arbeitstage
  • +<Zahl> ⇒ Heute + <Anzahl> Tage
  • -<Zahl> ⇒ Heute - <Anzahl> Tage
  • <Datum>+<Zahl> ⇒ Datum + <Anzahl> Tage
• Sie klicken den Kalender an. Angezeigt wird ein Popup-Fenster, auf dem ein Kalender mit einer Monatsübersicht dargestellt ist.
  • Die Arbeitstage sind schwarz,
  • Wochenend- und Feiertage rot,
  • der aktuelle Tag blau dargestellt.
• Angezeigt wird der Monat, der zu den aktuellen Eingaben im Feld passt, bei leerem Feld der aktuelle Monat.
  Unterhalb der Tageszahlen finden Sie die Bezeichnung des Kalenders sowie ein Eingabefeld für Anzahl Tage und eine Checkbox “Arbeitstage”.
  Der aktuell gewählte Tag wird mit einem weißen Kästchen umrahmt, d.h. als ein eingedrücktes Kästchen dargestellt.
  Sie können jetzt
  • einen anderen Tag durch Anklicken wählen
  • über die Knöpfe mit den großen Pfeilen oben rechts und links zum gewünschten Monat zurück bzw. vorwärts blättern
  • mit dem Mauszeiger über den kleinen Pfeil rechts von der Kalenderbezeichnung fahren, es wird ein weiteres Popup-Panel angezeigt. Hier können Sie einen anderen Kalender für die Berechnung eines Datums auswählen. Wird ein anderer Kalender als der Default-Kalender ausgewählt, wird der Kalendername “kursiv” angezeigt.
  • sich einen Tag berechnen lassen. Geben Sie dazu eine Anzahl Tage (ggf. mit einem “-” davor) in das Feld “Tage” ein. Markieren Sie die Checkbox “Arbeitstage”, wenn nur Wochentage zur Berechnung verwendet werden sollen. Klicken Sie den Button [Rechne]. Der Kalender springt auf das errechnete Datum um und markiert es.
  • Wenn sie den gewünschten Tag gefunden haben, wählen Sie ihn durch Doppelklicken oder mit [OK] aus. Alternativ können Sie den Kalender mit [Abbruch] jederzeit wieder schließen.

Weitere Informationen zum Kalender und Datumseingaben finden Sie unter Kalender.

Wählen Sie ein Datum aus, ebenso für die folgenden Felder “Verladung bis” und “Verfällt am”.

Springen Sie weiter.

Falls es ein “Zahlungsziel” gibt, geben Sie die entsprechende Anzahl Tage ein.

Das Feld “in (Ort)/ Schalter der” ist wieder eine Combobox.

In diesem Fall können Sie jedoch nicht nur einen der Vorschlagswerte auswählen, sondern, da es fachlich erforderlich sein kann, auch einen beliebigen Text eingeben.

Im folgenden Feld “Bestätigungsvermerk” sowie im Feld “Bestätigt von uns” wählen Sie, falls zutreffend, den entsprechenden Text über die Combobox aus.

Wählen Sie in “Bestätigt von uns” einen der beiden Werte “Ja” oder “Still”, werden die folgenden Felder für “Teilbestätigung” aktiv. Geben Sie, falls zutreffend, entweder den “Betrag” oder den “Prozentsatz” der Bestätigung ein. Das andere Feld errechnet sich automatisch und wird gleichzeitig wieder grau und damit nicht eingebbar.

Wählen Sie einen Wert für “Anwendbares Recht” über die Comboboxen aus. Falls Sie sich für “andere Regelung” entscheiden, öffnet sich das Feld “Text Anwendb. Recht”.

Dieses Feld ist ein Beispiel für ein einfaches Eingabefeld, in dem Sie durch Tippen den gewünschten Text einfach eingeben können. Die mögliche Länge des Textes bestimmt sich aus der Länge des Feldes; ein solches Feld kann auch mehrzeilig sein. Selbstverständlich können Sie auch Texte mit Copy&Paste aus anderen Quellen hierher kopieren.

Hinweis: Falls Sie nachträglich den Wert für “Anwendbares Recht” verändern, wird der Inhalt aus “Text Anwendb. Recht” automatisch wieder gelöscht.

Springen Sie weiter.

Bei dem Feldern “Teilverladung” und “Umladung” können Sie wieder über die Comboboxen auswählen oder auch die Felder leer lassen.

Springen Sie weiter.

Die folgenden drei Felder bilden eine fachliche Einheit und beeinhalten jeweils die Daten eines der am Kontrakt beteiligten Beteiligten. Eine solche Einheit besteht im Regelfall aus einem Feld mit [Lupe]-Icon für den Beteiligten-Schlüssel, unter dem der Beteiligte im System gespeichert ist, einem Adressblock und einer frei eingebbaren (vom Absender/Beteiligten vorgegebenen) Referenznummer. Rein technisch besteht die Möglichkeit, hier beliebigen Text einzugeben, bspw. den Namen irgendeines Begünstigten, der Ihnen bekannt ist. Jedoch weist das System beim [Prüfen] oder beim versuchten [Speichern] jegliche Eingabe ab, die kein Korrelat in der verwendeten DOKA-Datenbank aufweist. Um einen nicht in der Datenbank enthaltenen Datensatz zu verwenden, müssen Sie zunächst einen temporären Beteiligten anlegen. Klicken Sie hierzu auf das Icon neben dem Icon :

(Unten folgen weitere Erläuterungen zur Hantierung temporärer Beteiligter.)

Diese Einheit von Feldern ist immer mit der fachlichen Rolle gekennzeichnet, die der Beteiligte im Kontrakt spielt, hier zunächst die Rolle “Begünstigter”.

Geben sie in dem Feld mit [Lupe]-Icon den Beteiligten-Schlüssel oder den Namen des Beteiligten ein. Bereits ein Teilwert filtert auf verfügbare Ergebnisse. Wie bei der Erfassung des Benutzer-Kürzels, wählen sie aus der Liste mit den Tastatur-Navigationstasten den gewünschten Eintrag aus und bestätigen diesen mit <“Enter”> oder sie wählen mit einem Doppelklick einen Eintrag aus der Liste aus. Sofern sie keinen Wert eintragen, rufen Sie die Suche-Funktion mit über den -Icon auf. Dieses funktioniert ebenfalls wie ein Feld mit [Lupe]-Icon .

Ist noch kein Wert bekannt, wird hier ein spezielles Selektionspanel für Suche und Auswahl aufgerufen, welches im Auswahlgrid wesentlich mehr Details der Adresse anzeigt.

Das bedeutet, Sie können - analog zur Suche nach einem Benutzer in unserem ersten Beispiel für ein solches Feld - jetzt

• den Ihnen bekannten Schlüssel eintippen
• eine Zeichenfolge eintippen, die im Beteiligten-Schlüssel, -Namen oder -BIC vorkommt. Dann aus der erscheinenden Ergebnisliste die gewünschte Adresse auswählen oder ggf. die Suche durch weitere Eingaben noch verfeinern.
• durch Anklicken des -Icons das “Erweiterte Beteiligten Suche” Pop-up Panel öffnen, welches ähnliche Suchmöglichkeiten bietet wie die Infotransaktion für Adressen von Beteiligten. Sie können dort nach der gewünschten Adresse suchen und diese auswählen.
  

Wenn Sie den gewünschten Beteiligten gefunden und ausgewählt haben, wird der Schlüssel in das Feld übernommen. Gleichzeitig wird der Adressblock mit der gespeicherten Adresse des Beteiligten gefüllt und ändert sich auf “nicht eingebbar”. Über das Icon “Beteiligtendetails ansehen und editieren” können Sie das Panel “'Beteiligter Details für <Rolle> ”, hier “Beteiligter Details für Eröffnenden Bank”, aufrufen, in dem weitere Daten des Beteiligten angezeigt werden bzw. eingebbar sind.

Zusätzlich wird nach Auswahl eines Teilnehmers durch Anklicken des -Symbols in einer tabellarischen Übersicht angezeigt, welche weiteren Daten wie Konten, Limits, Routing-Informationen, Telefon-/Fax-Informationen etc. zu diesem Teilnehmer gespeichert sind.

Ein Klick auf den jeweils daneben liegende -Icon zeigt die gespeicherten Daten in einem Grid an.

Wählen Sie einen Beteiligten als Begünstigten des Akkreditivs aus.

Falls Sie die Referenznummer kennen, unter der der Beteiligte dieses Akkreditiv führt, geben Sie diese ein.

Danach springen Sie weiter zu den Feldern für den nächsten Beteiligten, dem “Aussteller”.

Da es sich beim Aussteller i.d.R. um eine Bank handelt, können hier nur solche Beteiligte ausgewählt werden, die in den Stammdaten als Beteiligten-Typ “Bank” gekennzeichnet wurden. Versuchen Sie testweise, eine Nicht-Bank auszuwählen, beispielsweise den gleichen Beteiligten wie Ihren Begünstigten. Es dürfte Ihnen nicht gelingen, da eine entsprechende Prüfung in der Selektion eingebaut ist. Für den Sonderfall einer Akkreditiv-Ausstellung durch eine Nicht-Bank sehen Sie unterhalb der 3 Beteiligtenblöcke die Checkbox “Nicht-Bank-Aussteller”. Wenn Sie diese markieren, können Sie auch Nicht-Banken als Aussteller auswählen.

Abhängig von der Rolle des Beteiligten können also hinsichtlich des Typs (Bank/Kunde) oder des Status (Temporär/Datenbank-Adresse) die Auswahlmöglichkeiten eingeschränkt sein. Das durch das gesteuerte Selektionspanel zeigt diese Kriterien bereits entsprechend an.

Wählen Sie einen “Aussteller” und springen Sie weiter zu den Feldern für den “Auftraggeber”.

Im Gegensatz zum “Begünstigten”, der normalerweise ein Ihrer Bank bekannter Kunde sein dürfte und dem “Aussteller”, der normalerweise eine in Ihrem System bekannte Bank sein dürfte, handelt es sich beim “Auftraggeber” des Akkreditivs in der Regel um eine Firma im Ausland, deren Daten Sie nicht in Ihren Büchern führen. Solche Beteiligte können Sie demzufolge nicht aus Ihren Stammdaten auswählen, sondern müssen Sie zunächst erfassen.

Dazu gibt es zwei Wege: Sie können den Beteiligten mit einer separaten Transaktion zur Stammdatenerfassung von Beteiligten anlegen und könnte ihn dann wie gehabt auswählen. Der hier einfachere Weg ist, ihn direkt aus dieser Transaktion als sogenannten Temporären Beteiligten anzulegen. “Temporäre Beteiligte” sind konzeptionell nur innerhalb der Applikation und nicht im Adress-/Kundenbestand der Bank bekannt. In vielen Installationen gibt es Funktionen, die die Adressen in der Datenbank der Applikation mit den in HOST bekannten Werten abgleichen oder von dort downloaden.

Zur Anlage eines “temporären Beteiligten” klicken Sie in den Adressblock und erfassen dort den Namen zur Adresse (bzw. dessen Anfang). Dann wird der -Button neben dem Schlüsselfeld aktiv, um einen “temporären Beteiligten” über das neue Fenster “Erstellen temp. Auftraggeber (APL)” anzulegen. Wenn sie auf -Button klicken, öffnet sich das Fenster “Erstellen temp. Auftraggeber (APL)”, in dem sie alle Daten der Adresse erfassen können. Die Eingaben aus dem Adressblock sind bereits übernommen. Haben Sie im Adressblock neben der ersten Namenszeile bereits weitere Zeilen eingetippt, sind auch diese bereits in die strukturierten Felder übernommen, die Zuordnung kann jedoch - da aus dem Adressblock nicht eindeutig ermittelbar - falsch sein.

Sie müssen jetzt mindestens die “erste Namenszeile” eingeben, sowie das “Land” und die “Sprache”, in der Sie mit diesem Beteiligten korrespondieren wollen, ausfüllen. Außerdem müssen Sie eine “Nachrichtenart” wählen, in der Sie mit diesem Beteiligten korrespondieren wollen. Passend dazu sind ggf. weitere Eingaben erforderlich: Für einen “Brief” werden neben “Name” und “Land” auch “Straße” oder “Postfach” sowie “Postleitzahl” und “Ort” benötigt, für eine “SWIFT-Nachricht” der “BIC”, für eine E-Mail die entsprechende E-Mail-Adresse usw.

Oben auf dem Panel sehen Sie zwei weitere Felder. Die Comboboxen für den Address-“Typ” und die “Adress-ID”. Der “Typ” gibt an, um welchen Art von Beteiligten es sich handelt. Wählen Sie den passenden Wert aus. Die “Adress-ID” ist nicht eingebbar und bereits vom System mit dem Schlüsselwert gefüllt, unter dem diese Adresse in Ihrem Datenbestand gespeichert wird. Damit kann sie, falls sie später für weitere Akkreditive (oder anderes Geschäft) benötigt wird, wie jeder andere Beteiligte direkt aus dem Datenbestand ausgewählt werden.

Am rechten oberen Rand des Panels sehen Sie den noch den Button [Speichern]. Über den Button [Speichern] können Sie die erfasste Adresse in der Datenbank speichern. Allerdings werden dabei zunächst alle implementierten Prüfungen für die Felder dieses Panels durchgeführt. Nur wenn keine Fehler festgestellt werden konnten, wird die Speicherung durchgeführt.

Mit dem Icon in der Kopfzeile des Fenster können Sie die Erfassung jederzeit abbrechen, beispielsweise um zunächst zu prüfen, ob der gesuchte Beteiligte eventuell doch bereits erfasst ist. Sie bekommen dann zuerst eine Meldung angezeigt, die Sie u.a. darauf hinweist, dass Ihre Eingaben damit verloren gehen. Mit [Ja] bestätigen Sie, dass die Daten dennoch gespeichert werden sollen, mit [Nein] setzen Sie den Abbruch fort, mit [Abbruch] brechen sie den begonnenen Abbruch ab und kehren in das Fester “Erstellen temp. Auftraggeber (APL)” zurück.

Sie können die von Ihnen eingegebene Adresse in der Datenbank speichern, indem Sie auf [Speichern] klicken. Allerdings werden zunächst alle für die Felder dieses Panels implementierten Prüfungen durchgeführt. Der [Speichern]-Vorgang ist nur dann abgeschlossen, wenn keine Fehler gefunden wurden.

Erfassen Sie jetzt die Adresse des “Auftraggebers” und speichern Sie diese. Damit kehren sie in das “Übersicht”-Panel des Akkreditivs zurück. In den Feldern des Auftraggebers sind der Schlüssel und der Adressblock gefüllt. Sie können über das -Icon die Details zu diesem Beteiligten erneut aufrufen und ändern.

Springen Sie weiter zum nächsten Feld.

Markieren Sie die Checkboxen

• “Revolvierendes L/C”
• “Abtretung”
• “Syndizierung” und/oder
• “Auto-Extension”,
  

falls erforderlich. Sofern Sie die jeweiligen Checkbox markieren, wird das dazugehörige Panel in der Panel-Liste hinzugefügt.

Hinweise zum Feld Syndizierung sind unter Aktive Unterbeteiligungen (Syndizierungen) ersichtlich.

Die Checkbox “Nicht-Bank-Aussteller” hatten wir schon im Zusammenhang mit der Erfassung der Daten für den Aussteller betrachtet. Falls nötig, ändern Sie die Markierung.

Mit dem nächsten <TAB> kommen Sie wie gewohnt zum nächsten Feld, gleichzeitig damit aber auch zum nächsten Panel “Details”.

Das Feld “Benutzbar bei Bank” ist wieder eine Combobox. Abhängig von Ihrer Auswahl füllen und/oder schließen sich die beiden folgenden Felder, in der die Bank genauer spezifiziert wird. Wählen Sie den korrekten Eintrag aus. Falls Sie sich für “Benannte Bank” entschieden haben, wählen Sie diese anschließend wie bei der Beteiligtenauswahl aus.

Springen Sie zum nächsten Feld.

Das Feld “Benutzbar bei” ist wieder eine Combobox. Auch hier öffnen bzw. schließen sich abhängig von Ihrer Auswahl die folgenden Felder “Def.Payment Details”, “Wechsel auf” und “Bezogener”.

Wählen Sie einen Wert aus und füllen Sie die abhängigen Felder aus.

Füllen Sie die folgenden Felder entsprechend den Akkreditivdaten aus und springen Sie jeweils weiter, bis zum Feld “Details der L/C Gebühren”.

(Textbaustein-Icon mit Feld)

Dieses Feld ist ein Beispiel für ein Eingabefeld mit einem -Button daneben. Ein solches Feld können Sie nicht nur durch Tippen füllen, sondern es stehen Ihnen vorgefertigte Textbausteine zur Auswahl zur Verfügung, die Sie benutzen können. Diese sollen verhindern, dass Sie immer wieder gleiche Texte und Textformulierungen manuell erfassen müssen, mit allen Risiken zu Tippfehlern und Auslassungen.

Klicken Sie den -Button an.

Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem alle zu diesem Feld zur Verfügung stehenden Textbausteine angezeigt werden.

In der Spalte “Textbaustein” wird der technische Schlüssel des Textbausteins angezeigt, daneben der “Name” und die “Sprache”. Falls viele Bausteine vorliegen kann es sinnvoll sein, die Auswahlmenge über die comboboxes “Sprache” unterhalb des Grids zu beschränken. Wählen Sie eine Sprache aus, werden sofort alle Bausteine in anderen Sprachen aus der Auswahlliste entfernt. Aus der Auswahlliste können Sie jetzt einen oder mehrere Bausteine auswählen, um die entsprechenden Texte ins Eingabefeld zu kopieren, in diesem Fall “Details der L/C Gebühren”.

• Durch Klicken des [→] Buttons am rechten Rand der Zeile kopieren Sie den entsprechenden Textbaustein direkt ins Eingabefeld. Das Auswahlgrid wird sofort wieder geschlossen. Soll genau ein Baustein gewählt werden, ist dies die schnellste Form der Auswahl.
• Klicken Sie den gewünschten Baustein an und anschließend den Button [Auswahl].
• Klicken Sie beim gewünschten Baustein in die Spalte “Sel.” und tippen Sie eine Zahl oder einen Buchstaben ein. Auch jetzt ändert sich die Bezeichnung des Buttons unten von [Auswahl] in [Nehmen]:

Möchten Sie mehr als einen Baustein auswählen, was beispielsweise für das etwas später kommende Feld “Erforderliche Dokumente” benötigt wird, können sie noch weitere Bausteine mit einer Zahl oder einem Buchstaben markieren. Sobald Sie alle gewünschten Bausteine markiert haben, klicken Sie [Nehmen]. Die Texte aus den markierten Bausteinen werden aufsteigend sortiert, nach dem Wert in der Spalte “Sel.”, ins Eingabefeld übernommen. Möchten Sie keinen der Bausteine nehmen, klicken Sie .

Sie können jederzeit wieder den -Button anklicken und Bausteine auswählen, egal ob sie bereits manuell Eingaben gemacht und/oder über einen Textbaustein ausgewählt. Wenn sie erneut Testbausteine für dieses Feld auswählen, werden diese an die aktuelle Position des Cursors in dem Eingabefeld eingefügt. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit den aus dem Textbaustein kopierten Text komplett ändern oder löschen. Sie ändern damit nur den Inhalt des Eingabefeldes, nicht den Textbaustein selbst.

Zu beachten ist, dass die sichtbare Größe des Textcontainers zugleich dessen Fassungsvermögen darstellt, d.h. er “wächst” bei fortgesetzter Texteingabe nicht mit (keine Bildlaufleisten erscheinen). Hineinkopieren von Text bspw. aus mehreren Modulen kann daher zum Abschneiden von Textinhalten führen:

Textbausteine mit Platzhaltern
Wenn Textbausteine definiert werden, können Platzhalter eingebaut werden.
Wurde im Textbaustein ein Sternchen “ * ” eingefügt, ist das die Aufforderung an den Sachbearbeiter, hier nach Auswahl des Textbausteins einen aktuellen Wert manuell einzufügen.

Ein Beispiel aus der Dokumentenliste des Feldes “Erforderliche Dokumente” auf dem Panel “Dokumente”:

• Wählen sie den “Textbaustein” “LCRDOC.AWBFRP (Luftfrachtbrief (Fracht bezahlt))” aus.
• Übertragen wird nun der Text “+ Luftfrachtbrief (Originalausfertigung No. 3 für den Absender) adressiert an: *, markiert: Fracht bezahlt bis * ”.

Wenn sie nun wieder ins Feld klicken, positioniert die Applikation den Cursor auf das erste enthaltene Sternchen und markiert dieses.
Durch einfaches Lostippen ersetzen Sie das Sternchen durch den passenden Text. Mit <TAB> springen Sie zum nächsten Sternchen. Erst wenn alle ersetzt sind, springt <TAB> weiter zum nächsten Feld.
Sie können die Transaktion später nicht speichern, wenn in einem Eingabefeld noch Sternchen stehen, egal ob aus einem Textbaustein kopiert oder manuell eingetippt. Beim Versuch des Speicherns werden Sie zurück ins Feld positioniert und zur Korrektur aufgefordert. (Das DOKA-System nimmt keinerlei semantische Plausibilitätsprüfung vor, d.h. der eingegebene Text gilt als korrekt, sobald alle Sternchen gelöscht sind. Ihnen als Benutzer bleibt es überlassen, sicherzustellen, dass bspw. durch simples Löschen kein grammatikalisch inkorrekter Text entsteht.)

Besonderheit bei der checkboxes für :
Wenn diese checkboxes markiert ist, werden sowohl die direkte <Tab>-Navigation zu den Platzhaltern und als auch die Prüfung auf vollständige Ersetzung des Platzhalters durch “richtigen” Text ignoriert.
Dieses ist nur sinnvoll, wenn Sie ein den definierten Platzhalter * auf jeden Fall ausgeben möchten. Vor allem bei elektronischen Nachrichten, in denen evtl. genau das Platzhalter-Zeichen in dem entsprechenden Nachrichtenfeld benutzt werden darf.

Wo nötig oder sinnvoll, können auch Feldinhalte aus dem Kontrakt über einen Platzhalter mit dem technischen Namen des Feldes in den Text des Bausteins eingefügt werden, was zum Beispiel so aussieht: “{GIDGRP\REC\OWNREF}”. Diese recht kryptischen Angaben werden spätestens bei Speichern der Transaktion aufgelöst und sollten nicht vom Sachbearbeiter verändert werden.

Weitere Informationen zu Textbausteinen und wie diese erstellt werden, finden Sie unter “Allgemeine Informationen” zu Textbausteinen.

Nachdem sie einen Inhalt für das Feld “Details der L/C Gebühren ” ausgewählt haben, springen Sie weiter und füllen die nachfolgenden Felder aus, bis sie zum Panel “Beteiligte” gelangen.

Auf dem Panel “Beteiligte” können Sie zusätzlich zu den bereits erfassten Hauptbeteiligten weitere am Kontrakt beteiligte Parteien auswählen.

Für die häufigsten Beteiligten finden Sie Eingabefelder analog zu den Beteiligte-Feldern auf dem “Übersicht”-Panel.

Weitere “Beteiligte” können über das “Grid” im unteren Teil des Panels eingegeben werden.

Jede Zeile des Grids enthält alle Felder, die für einen Beteiligten benötigt werden, genau wie bei der bereits bekannten Darstellung, hier nur nebeneinander in Zeilenform:

“Rolle”

“Beteiligter” (Code)

“Name des Beteiligten”

“Referenz der Adresse”

Die “Rolle” müssen Sie über die Comboboxen auswählen. In der Spalte “Beteiligter” können Sie direkt die ihnen bekannte Adressnummer oder Teile des Names eingeben und aus der Liste auswählen. Das -Icon öffnet wieder das Panel mit den Details zum “Beteiligten”, das auch für die Suche genutzt werden kann. In der Spalte “Referenz der Adresse” können sie eine Referenznummer der jeweiligen Partei eintragen, die dann in der Korrespondenz an diesen Beteiligten genutzt wird. Weitere Details für die Korrespondenz an diesen “Beteiligten”, wie z.B. eine “externe Kontonummer”, eine “Organisationseinheit” und eine “Kontaktperson” , sind eingebbar, wenn sie anklicken. Und in der letzten Spalte können sie mittels des -Icons einen neuen “temporären Beteiligten” anlegen. Als Beispielfall legen wir einen Regresspflichtigen an:

Oben rechts in der Ecke des Grids sehen Sie zwei Knöpfe mit der Beschriftung [+] und [-].

• Durch Klicken des [+] Buttons fügen Sie eine zusätzliche leere Zeile oberhalb der aktuellen Cursorposition in das Grid ein.
• Durch Klicken des [-] Buttons löschen Sie die Zeile, in der Ihr Cursor gerade positioniert ist.

Falls mehr Gridzeilen vorliegen, als im verfügbaren Platz angezeigt werden können, wird am rechten Rand ein Scrollbalken zur Navigation angeboten.

Die nach oben und unten zeigenden Dreiecke am Ende der jeweiligen Spaltenbezeichnung bedeuten auch im Eingabegrid, dass durch Klicken auf die Spaltenbezeichnung nach dieser Spalte aufsteigend/absteigend sortiert werden kann.

Geben Sie alle notwendigen Beteiligten ein und springen Sie weiter.

Auf den Panels “Waren”, “Dokumente” und “Zus. Bedingungen” finden Sie jeweils große Felder mit Textbaustein-Auswahl. Probieren Sie hier die Möglichkeiten der Mehrfachauswahl, wie nachträglich Bausteine in bereits vorhandenen Text eingefügt werden sowie das Ersetzen der im Text enthaltenen Sternchen “*” .

Springen Sie weiter und füllen Sie die notwendigen Felder aus.

Informationen zum Panel “Syndizierung” finden Sie unter “Aktive Unterbeteiligungen (Syndizierungen)”.

Informationen zum “Engagement” Panel finden Sie unter “LIAALL Engagement”.

Springen Sie weiter bis zum Panel “Abrechnungs-Details”.

Hier können Sie Daten eingeben, die für das nachfolgende Panel “Abrechnung” zu berücksichtigen sind.
Details dazu finden Sie unter Abrechnungs-Details-Panel.

Springen Sie weiter bis zum Panel “Abrechnung”.

Hier können Sie alle Daten eingeben, die für eine “Abrechnung” benötigt werden.

Ganz oben sehen sie Felder für

• Die “Referenz” des aktuellen Kontrakts (sofern bereits vergeben. In unserem Beispiel sind wir ein Kontrakt neu angelegt, die Referenznummer ist daher noch nicht gefüllt).
• Daneben den “Abrechnungsbetrag”.
• Der “Typ der Abrechnung” kann “endgültig” oder “temporär” sein.
  Bei einer “endgültigen” Abrechnung werden echte Buchungen in Form von Gutschriften und Belastungen erzeugt und es werden die entsprechenden Zahlungsnachrichten versandt.
  Eine “temporäre” Abrechnung erstellt eine Abrechnung oder Anforderung, in der dem Empfänger mitgeteilt wird, welcher Betrag zu einem späteren Zeitpunkt fällig wird. Es wird keine Buchung erzeugt.
  Ein Beispiel für eine temporäre Abrechnung wäre die Anforderung von Gebühren mit einer SWIFT-Nachricht MT x91.
  
  Die Checkboxen “Kurs neu bewerten” ist nur eingebbar, wenn es sich um einen Kontrakt in Fremdwährung handelt, der tagesaktuelle Kurs dieser Währung noch nicht vorliegt und der Umrechnungsservice genutzt wird.

Nun kommen wir zu den drei Eingabe-Grids auf diesem Panel.

Das oberste Grid dient der Erfassung “Fremder Kommissionen/Gebühren”.

Zahler

Empfänger

Quelle

Disposition

Text für Zahler

Text für Empfänger

Währung

Betrag

• Falls bereits bekannt, wählen Sie über die Comboboxen jeweils den “Zahler” und den “Empfänger” aus der Liste der erfassten Beteiligten aus.
• “Quelle” zeigt an, woher die vorgeschlagene Gebühr kommt
• “Disposition” sagt, wie Gebühren disponiert und gehandhabt werden
• “Texte für den Zahler” und “Texte für den Empfänger” werden vorgeschlagen. Diese sind aber änderbar.

Geben Sie “Währung” und “Betrag” ein.

Das Icon am Ende der Gridzeile ermöglicht die Eingabe bzw. Korrektur dieser Daten auf einem separaten Panel.

Im mittleren Grid “Eigene Kommission / Gebühren” werden diejenigen Gebühren erfasst, die Ihre Bank selbst den Kontraktbeteiligten in Rechnung stellt.

Rolle

Code

Gebührenquelle

Disposition

Einheiten

Langer Gebührentext

Währung

Betrag

In vielen Fällen werden hier bereits Gebühren vorgeschlagen sein. Aus Platzgründen sehen Sie in vielen Spalten dieses Panels nur kurze Schlüsselwerte für

• “Rolle”
• “Gebührencode”
• “Gebührenquelle”
• “Disposition”

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen solchen Wert, wird nach kurzer Zeit die Langbezeichnung zu diesem Schlüssel angezeigt, bei Rollen auch der Name des für diese Rolle erfassten Beteiligten. Das Icon in diesen Zeilen öffnet ein Panel, in dem die Details zu dieser Gebühr und den Parametern, aus dem sie errechnet wurde, angezeigt wird. Falls erforderlich, können hier auch Änderungen vorgenommen werden. Beispielsweise, wenn die Gebühr in speziellen Fällen abweichend von den hinterlegten Konditionen berechnet werden soll.

Im unteren Grid “Abrechnung” werden die Daten zu den durchzuführenden Belastungs- und Gutschriftsbuchungen auf den Konten der Beteiligten erfasst.

Mod.

Rolle

in

Gezahlter Betrag

Disposition

Konto

Valuta

Debit/Credit

Währung

Originalbetrag

• Zeigt an, ob ein Abrechnungsbetrag gesplittet wurde. Wenn kein Splitting vorgenommen wurde, ist ein “-” in der Spalte eingetragen. Dies ist der Normalfall.
• Die vorbelegte “Währung” können sie mittels der comboboxen ändern.
• In der Comboboxen für “Disposition ” können Sie wählen, über welchen “Dispositionscode” abgerechnet werden soll. Hier wird unterschieden nach “direkter Kontobeziehung” und “Zahlung” bzw. “Belastung über Konten bei anderen Banken”. Abhängig vom gewählten Typ werden die ggf. notwendigen Zahlungsnachrichten automatisch erzeugt.
• Das “Konto”, auf dem die Buchung in Ihrem Hause erfolgt, wird aus den vorher erfolgten Eingaben vorgeschlagen. Kommen mehrere Konten in Frage, können Sie das gewünschte über eine Comboboxen auswählen.
• Der Button in diesen Zeilen zeigt die Details der Buchung; bei Fremdwährungsbuchungen kann hier auch der zu benutzende Umrechnungskurs spezifiziert werden.

Detaillierte Informationen zum Panel “Abrechnung” finden Sie unter SETMOD Abrechnung.

Neben den Buchungen im unteren Grid des Panels “Abrechnung” werden natürlich weitere “Buchungen” erzeugt, z.B. die Gegenbuchungen für die Vereinnahmung der Gebühren auf dem jeweiligen Ertragskonto, die bei Umrechnung notwendigen Zwischenbuchungen auf den Devisensach- und Gegenkonten und die sich aus den auf dem Panel “Engagement” gemachten Eingaben ergebenden Verpflichtungsbuchungen. Diese werden nicht auf dem Abrechnungspanel dargestellt, da sie automatisch erzeugt werden.

Auf dem Panel “Buchungen” werden alle Buchungen dargestellt mit folgenden Informationen:

• Soll/Haben-Kennzeichen bzw. D/C (für Debit/Credit)
• Kontonummer
• Buchungswährung
• Buchungsbetrag
• Valuta
• Systemwährung
• Gegenwert des Betrages in Systemwährung
• Primanota Nummer (PN)

Dieses Panel dient lediglich der Information und ermöglicht keine Eingaben oder Korrekturen. Die Daten werden später über eine Schnittstelle an Ihr Buchungssystem abgegeben.

Springen Sie weiter.

Dieses Panel dient dazu, Notizen zu dieser Transaktion, die Sie dem Kontrolleur für die Kontrolle und Freigabe der Transaktion oder spätere Nachforschungen hinterlassen wollen, aufzunehmen.

Außerdem können Sie ein “Ausführungsdatum” erfassen, falls die Transaktion nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Termin ausgeführt werden soll (Stichwort: Vorerfassung von Abwicklungen). Und sie können festlegen, wer die “Freigabe”, abweichend von der Standardeinstellung, übernehmen soll.

Detaillierte Informationen zu diesem Panel finden Sie unter “Bestätigungen”.

Springen Sie weiter zum nächsten Panel.

Bis jetzt haben Sie immer nur Daten eingegeben. Aber Sie machen die Abwicklung ja eigentlich, weil “hinten was rauskommen” soll. Und das, was rauskommt, finden Sie auf diesem Panel. Alle “Nachrichten”, egal über welches “Medium” sie erzeugt und verschickt werden, sind hier aufgelistet. Sie können die Nachrichten selbst nicht ändern, aber entscheiden, ob sie ggf. über ein anderes Medium als das vorgeschlagene erstellt und ob sie wirklich erzeugt oder unterdrückt werden sollen.

Wenn Sie auf das Icon einer Zeile klicken, wird Ihnen die entsprechende Nachricht angezeigt als sogenannter PrettyPrint, also hübsch und lesbar mit Feldbezeichnungen in Langtext aufbereitet. Briefe etwa in der Optik, wie sie später ausgedruckt aussehen. Nachrichten (oder E-Mails) in eher technischen Formaten wie beispielweise SWIFT-Nachrichten werden Ihnen ebenfall aufbereitet angezeigt.

Nachrichten, deren Zeilen schwarz dargestellt sind, werden erzeugt, bei grauer Darstellung ist die Erzeugung derzeit unterdrückt. Über das Icon gelangen Sie auf das jeweilige Zusatzpanel zur Nachricht. Hier können Sie unterdrückte Nachrichten [Aktivieren] bzw. aktive Nachrichten [Unterdrücken].

Sie können außerdem das Medium ändern, ggf. die “Anzahl der zu druckenden Kopien” und - abhängig vom Medium - die notwendigen Adressierungsinformationen korrigieren. Vorgeschlagen wird jeweils das Medium, das in den Stammdaten des Empfängers als primärer Nachrichten-Ausgabekanal im Feld “Nachrichten” angegeben wurde, sofern sich die Nachricht in diesem Format überhaupt erzeugen lässt.

Zusätzlich bietet das Panel die Möglichkeit, spezielle “Sender-an-Empfänger-Informationen” zu erfassen, die mit in die Nachricht aufgenommen werden sollen, sofern diese dafür zulässing sind.

Weitere Informationen zu diesem Panel und seinen Möglichkeiten sowie zum nachfolgenden Panel “Anhänge” finden Sie unter “DOCEOT Nachrichten”.

Jetzt haben Sie alle Felder eingegeben, die zur Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs nötig sind. Vermutlich haben Sie zwischendurch immer mal wieder Hinweistexte in kleinen gelb unterlegten Kästchen angezeigt bekommen, die Sie auf irgendwelche Unstimmigkeiten bei der Erfassung hingewiesen haben.

In der Transaktion sind viele Prüfungen hinterlegt, welche Felder als Pflichtfeld ausgefüllt werden müssen und/oder in Abhängigkeit von anderen Werten, z.B. bei optionalen Feldern, stehen.
Immer dann, wenn Sie aus einem Feld springen, werden die Prüfungen ausgeführt, die in Zusammenhang mit diesem Feld definiert wurden.

Die angezeigten Feldermeldungen sollen Ihnen helfen, Eingabefehler zu erkennen und zu beheben.

Trotzdem wird es vorkommen, dass Sie vor einem Feld stehen und fragen: “was ist das denn, was soll ich hier eintragen?”.

Um Ihnen in dieser Hinsicht zu helfen, gibt es sogenannte Hilfetexte. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem entsprechenden Feld und rufen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü auf.

Der oberste Eintrag ist “Anzeigen der Kontexthilfe”. Wählen Sie ihn durch Anklicken mit dem Mauszeiger aus. Sie bekommen dann einen Hilfetext in einem gelben Kästchen angezeigt.
Alternativ können Sie den Hilfetext aufrufen, indem Sie den Cursor ins Feld positionieren und die Taste <F1> drücken.

In einigen Fällen wird das die Meldung “Es wurde kein Hilfetext gefunden” sein. Dann handelt es sich um Felder, die uns eigentlich selbstverständlich erscheinen oder für die einfach noch kein Text erfasst wurde.

In den meisten Fällen sollten Sie aber einen informativen Text gezeigt bekommen, der Ihnen Auskunft über die fachliche Bedeutung dieses Feldes gibt und Ihnen somit hilft zu erkennen, ob bzw. welche Eingaben notwendig sind. Bitte haben Sie Verständnis dafür, das die Breite, in der hier Informationen hinterlegt sind, begrenzt ist.

Beispiel: Auf dem Panel “Übersicht” schauen wir und das Feld “Anwendbares Recht” an.
Wir zeigen Ihnen dazu als Hilfetext ““In diesem Feld werden die Richtlinien ausgewählt, denen das Export-Akkreditiv unterliegen soll.”” Aber wir können Ihnen nicht auflisten, was die verschiedenen Richtlinien beinhalten und wie sie sich unterscheiden. Das würde den Rahmen des Möglichen sprengen, zumal wir davon ausgehen, dass Sie fachlich wissen, was Sie tun und wie das jeweilige Geschäft bankfachlich funktioniert.

Sie schließen den Hilfetext durch

• Drücken der Taste <“ESC”>
• Klicken des oder
• durch Anklicken irgendeines Bereiches im aktiven Fenster.

Möchten Sie den Text länger sichtbar halten, schieben Sie ihn mit der Maus (anklicken und gedrückt halten, dabei die Maus bewegen) an den passenden Platz auf Ihrem Bildschirm und klicken Sie auf die kleine Pinnadel oben links. Die steckt den Hilfetext sozusagen auf Ihrem Bildschirm fest, bis Sie die Nadel durch erneutes Anklicken wieder lösen oder durch <ESC> bzw. schließen.

Wenn Sie nicht wissen, was der Sinn und die Funktion der Transaktion ist, in der Sie gerade arbeiten, können Sie über das “Kontextmenü” auch den Eintrag “Anzeigen der Transaktionsdokumentation” auswählen.

Das “Kontextmenü” bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten, die unter “Kontextmenüs” beschrieben sind.

Noch nicht besprochen ist das Icon in der Icon-Leiste. Klicken Sie das Icon an. Sie sehen alle Termine, die zum aktuellen Kontrakt erstellt wurden bzw. bestehen.

Sie können

• [Neu] neue Termine hinzufügen
• [Anzeigen] des ausgewählten Termins
• [Ändern] eines bestehenden Termins
• [Löschen] eines Termins.

In der Regel sollten die Termine, die das System automatisch aufgrund hinterlegter Regeln anlegt, zur Verwaltung des Kontrakts ausreichen.

Die naturgemäße Erwartung besteht nunmehr darin, dass sämtliche Pflichteingaben vollständig und korrekt seien. DOKA jedoch bietet Funktionsmerkmale zur Überprüfung dieser Vorausnahme.

Im Icon-Bereich finden Sie die Auswahl allgemeiner, funktionaler Transaktions-Icons für

• “Prüfen ”
• “Speichern”
• mögliche “Warnungen” .

Das Icon können Sie jederzeit, auch wenn Sie noch gar keine Daten erfasst haben, anklicken. Dadurch werden alle in der Transaktion implementierten Prüfungen ausgeführt, d.h. alle Prüfungen, ob Pflichtfelder gefüllt wurden und ob voreinander abhängige Felder konsistente Daten enthalten. Bei Fehlern bekommen Sie die entsprechenden Meldungen zu den Feldern angezeigt, der Cursor springt dann auf das Panel, auf dem der erste Fehler gemeldet wurde.

Ist das Warnungen Icon “grau” = deaktiviert dargestellt, dann gibt es keine Warnungen und in der Statuszeile wird “Keine Fehler beim Prüfen gefunden” angezeigt.

Wird die Beschriftung “rot”, liegen ungelesene Warnungen vor; gelesene Warnungen werden “grün” dargestellt.

“Warnungen” können aus den verschiedenen Quellen kommen. Sogenannte “Infotexte” und “Stoptexte” können hinterlegt werden für:

• “Beteiligte”
• “Konten”
• “Kontrakte”
• “Gebührenkonditionen”
• “Währungen”
• “Ländern”

Diese können beliebige Hinweise zu diesen Objekten beinhalten, die bei Abwicklungen zu beachten sind. Weitere Details hierzu werden unter Allgemeine Informationen (Info- und Stoptexte) beschrieben.

Je nach fachlicher Erfordernis kann die Wichtigkeit von “Anzeigen” bis “Stopp - keine Verarbeitung” reichen.

• Beispiel 1: Ein Kunde legt Wert auf telefonische Vorab-Information - dann könnte der Infotext “Bitte jede Akkr.Änderung telefonisch avisieren” lauten.
• Beispiel 2: Ein Kunde ist nicht mehr gut für irgendwelche weiteren Verpflichtungen - dann könnte der Stoptext “keine weiteren Verpflichtungen eingehen” lauten.

Jeder “Info- oder Stoptext”, der in Zusammenhang mit dem Kontrakt steht, wird auf dem hinter dem Icon liegenden Panel angezeigt. Sie können die Transaktion nicht speichern, wenn Sie vorliegende Warnungen noch nicht gelesen haben. Falls Sie versuchen zu speichern, wird dieses Panel vorher automatisch angezeigt.

Bei Transaktionen zu bestehenden Kontrakten werden die Warnungen ggf. schon direkt beim Start der Transaktion angezeigt.

Sie können auf das Icon klicken, obwohl Sie möglicherweise noch keine Daten zu diesem Zeitpunkt erfasst haben. Dabei werden alle für die Transaktion implementierten Prüfungen durchgeführt, d.h. alle Prüfungen, ob die Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob voneinander abhängige Felder konsistente Daten enthalten. Wenn diese Prüfungen Fehler ergeben, wird eine entsprechende Warnung für das Feld angezeigt. Der Cursor geht dann zu dem Panel, wo der erste Fehler erkannt wird.

Falls das System keine Fehler entdeckt, sehen Sie eine entsprechende Nachricht in der Statuszeile oberhalb des Hauptfensters sowie unter der Iconleiste.

Das Icon führt intern erst alle Prüfungen aus. Nur wenn keine Fehler gefunden wurden und vorliegende Warnungen gelesen wurden, wird wirklich die Speicherung der Transaktion und aller erfassten Daten durchgeführt. Das bedeutet anders rum aber auch: solange Sie nicht das Prüfen-und-Speichern Icon anklicken, werden auch keine Daten in der Datenbank fortgeschrieben. Sobald Sie auf klicken ist alles wieder weg, lediglich bei wird der aktuelle Stand im “SPT” Unterbrochene / zu korrigierende Transaktionen gemerkt, die Transaktion selbst und der neue bzw. geänderte Kontrakt sind nicht gespeichert und würden beispielsweise bei einer Auswertung der Kontrakte nicht sichtbar.

Klicken Sie nun bitte . Falls noch Fehler gezeigt werden, beheben Sie diese bitte.
Klicken Sie dann erneut .
In der Statuszeile bekommen Sie die Meldung “Die neue Transaktion '<Referenznummer und Name des Kontrakts>' wurde in der Datenbank gespeichert.”

Außerdem wechselt die Applikation nun zur “Anzeige eines Export-Akkreditivs”. Die Referenznummer des gerade angelegten Kontrakts erscheint nun links oben im Arbeitsbereich. Außerdem sehen Sie in der linken Spalte eine Übersicht wichtiger Daten zu dem Kontrakt.

In der rechten Spalte werden vier Kästchen mit

• “ToDo Liste für den selektierten Kontrakt”
• “Zugehörige Kontrakte”
• “Akten Übersicht”
• “Historie des selektierten Kontraktes”

angezeigt. Detaillierte Informationen zur Anzeige der Kontrakte finden Sie auf der Seite Anzeige eines Geschäfts / Kontraktübersicht (SEL-Panel).

Darüber hinaus werden sie feststellen, dass sich im “Menü” Einträge verändert haben. So ist z.B. der Menüpunkt “Avisierung/Bestätigung”, welchen wir gerade ausgeführt haben, nicht mehr sichtbar. Statt dessen werden nur mögliche Folgetransaktionen, z.B. “Änderungen”, angezeigt.

Falls Sie zwischenzeitlich unterbrochen hatten und die unterbrochene Transaktion aufgegriffen werden sie auf das Panel geführt, von dem aus sie die Transaktion verlassen haben.

Gehen Sie nun bitte mit zurück in das Office.

Im ersten Beispiel haben Sie alle Daten des Export-Akkreditivs manuell erfasst und damit auch alle Formen von Eingabefeldern kennengelernt.

Aber gerade diese Transaktion nutzen Sie eigentlich vorrangig, wenn Sie von einer anderen Bank einen elektronischen Auftrag, z.B. als SWIFT-Nachricht MT 700 bekommen haben, in der die Daten des Akkreditivs bereits enthalten sind. Natürlich bietet die DOKA-NG Funktionen an, diese Nachricht zu benutzen, und deren Inhalt zu übernehmen, statt alle Feldinhalte abzutippen.

Der “Office” Hauptbereich Ihrer “To-Do-Liste” enthält auch Einträge vom Typ “Eingehend”, für alle erhaltenen Elektronischen Nachrichten. Falls dort keine Eingangsnachrichten angezeigt werden, ist evtl. die Liste sehr voll und überschreitet die direkt anzeigbare Anzahl. Das können Sie am Scroll-Balken rechts neben der Liste erkennen. Außerdem wird die Gesamtzahl der Einträge, basierend auf der aktuellen Auswahlkriterien, auch rechts unterhalb der Tabelle angezeigt.

Falls die Liste lang oder übersichtlich ist, können Sie die Liste sortieren, indem Sie jeweils auf einen Spaltenkopf klicken. Ein zweites Klicken darauf dreht die Sortierreihenfolgen um. Ein dritter Klick stellt die Ausgangssortierung wieder her.

Oder Sie schränken die Filterkriterien ein. Dadurch wird zwar ihre To-Do-Liste nicht reduziert, aber deren Ansicht. In unserem Fall möchten wir jetzt nun ausschließlich die eingegangenen Nachrichten sehen. Dazu deaktivieren Sie ein paar oder alle Checkboxen oberhalb des “Grid”, mindestens jedoch die Checkboxen “Eingehende Nachrichten” muss ausgewählt sein.

In dem Feld “Suche nach Text” können Sie ebenfalls Werte eingeben, die in den Gridzeilen stehen. Bei der zuvor erwähnten MT 700 reicht es, nur den Wert “700” einzutragen, um alle eingehenden MT 700- Nachrichten zu sehen. Auch nach (Teil-)Beträgen, bereits bekannte Referenznummer oder Transaktionsnahmen können Sie filtern.

Weitere Filterkriterien können Sie über das Einstellungen-Icon vornehmen. Darin können Sie u.a. die “Benutzerauswahl” in “Alle Benutzer” ändern (wie auch im Hauptfenster). Falls dann immer noch keine Nachrichten angezeigt werden, liegen derzeit auch keine vor. Sprechen Sie dann bitte mit Ihrem Administrator, ob er Ihnen für den Test Nachrichten zur Verfügung stellen kann. (Wir liefern mit der MyModelbank auch Beispielnachrichten aus).

Anmerkung: Gesplittete Eingangsnachrichten, beispielsweise eine SWIFT-Nachricht MT700, die aus mehreren Teilnachrichten gemeinsam mit MT 701ern (Swift tag :27: 1/8, 2/8 bis 8/8) bestehen können, werden automatisch im Hintergrund zusammengeführt und Ihnen hier als ein Eintrag zur Auswahl angezeigt. Die Hantierung von Eingangsnachrichten, die nicht automatisch zusammengefasst werden konnten, ist unter Hantiere unvollständige Eingangsnachrichten Transaktion “SMHSEL” beschrieben.

Im Grid sehen Sie bereits einige Daten aus der Nachricht.

Wählen Sie eine Nachricht aus und markieren Sie diese. Mit dem Icon können Sie sich die ausgewählte Nachricht als “PrettyPrint” anzeigen lassen.

Nun suchen Sie für unser “Beispiel Nr. 2” bitte nach einer Zeile, bei der in der zweiten Spalte “Trn.” das Kürzel “LETOPN” für die Transaktion “Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs” steht. Diese Klartext-Bezeichnung der Transaktion können Sie sich auch anzeigen lasen, wenn Sie den Cursor auf das Trn.-Kürzel “LETOPN” halten. Falls Sie keine Nachricht finden, lassen Sie sich bitte eine MT700 importieren.

Wählen Sie die den Eintrag mit der zugeordneten Transaktion, hier “LETOPN”, aus.

Sie starten die Transaktion durch

• Doppelklicken auf die markierte Linie oder
• durch einfaches Markieren der Zeile und Klicken des Icons “Aufgreifen” .

Die zugeordnete Transaktion, hier “LETOPN Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs”, wird gestartet.

Die weiteren Funktionen zur “Auswahl Offener Vorgänge” sind separat beschrieben.

Wie in unserem Beispiel 1 - Avisierung/Bestätigung eines Export-Akkreditivs haben Sie wieder die Transaktion “LETOPN Avisierung/Bestätigung” gestartet. Dieses Mal sind jedoch viele Felder bereits mit Inhalten gefüllt. Die Übernahme von Inhalten aus einer Eingangsnachricht in Felder einer Transaktion nennen wir Mapping. Welche Nachrichtentags in welches Transaktionsfeld übernommen wird, ist in den “Feldzuordnungen SWM” gespeichert. Falls erforderlich, können diese Feldzuordnungen mit der Transaktion “DBISWH” “Verwalten von Feldzuordnungen für Eingangsnachrichten” angepasst werden.

Wenn es Nachrichteninhalte gibt, die nicht automatisch in ein Transaktionsfeld übernommen werden konnten, zeigen wir Ihnen diese mittels des Icons “Unmapped” . Dieser wird, wie bei den Warnungen, rot dargestellt, wenn Sie den Inhalt noch nicht gelesen haben bzw. grün , wenn er gelesen wurde. Angezeigt wird jeweils der technische Feldname aus der Nachricht (TAG) mit seinem Inhalt, der nicht übernommen wurde. Sie müssen hier manuell entscheiden, ob Sie aufgrund dieser Inhalte ggf. noch Feldinhalte füllen oder ändern müssen. Sie können die Daten mit Copy&Paste hantieren.

Das Icon “Routen” wird nur benötigt, wenn die Nachricht nicht mit dieser, sondern einer anderen Transaktion verarbeitet werden soll, die ebenfalls den gleichen Typ der “Elektronischen Nachricht” verarbeiten kann.

Klicken Sie das Icon “Prüfen” an. Sie werden sehen, dass sie nur relativ wenige Fehlermeldungen bekommen. Relativ wahrscheinlich sind Fehlermeldungen zu den Beteiligten. Sie sollten bereits mehrere Beteiligte auf dem “Übersicht”-Panel gefüllt sehen. Beim “Aussteller” dürfte auch bereits der Schlüssel gefüllt sein, da hierher der Absender der SWIFT-Nachricht übernommen wurde, der aufgrund des Sender-BICs in Ihrem Datenbestand erkannt worden sein müsste.

Name und Adresse des “Begünstigten” und des “Auftraggebers” sind aus der SWIFT-Nachricht in die “Adressfelder” übernommen worden. Diese können anhand der Daten jedoch nicht automatisch einem Beteiligten aus Ihrem Datenbestand zugeordnet werden. Das müssen Sie manuell tun: Positionieren Sie Ihren Cursor in das Schlüsselfeld des Begünstigten, tippen dort beispielsweise einen Teil des Namens (wie Sie ihn im Adressblock sehen) ein und springen aus dem Feld. Wählen Sie aus der Auswahlliste die passende Adresse aus.

In vielen Fällen wird die Schreibweise der Adresse aus der SWIFT-Nachricht geringfügig von der Schreibweise in Ihrem Datenbestand abweichen. In diesem Fall ändert sich die Farbe des Icons “Beteiligtendetails ansehen und editieren” in einen grünen Stift. Durch Klicken dieses Icons bekommen Sie das “Beteiligten Details” Panel angezeigt, auf dem Sie beide Schreibweisen nebeneinander sehen. Mit dem Button [ In Kontrakt benutzen] können Sie die Schreibweise aus der Datenbank in Ihren Kontrakt übernehmen. Der ausgewählte Adressblock wird bspw. in SWIFT-Nachrichten benutzt.

Analog verfahren Sie beim “Auftraggeber”. Falls dieser noch nicht als temporäre oder auch als reguläre Adresse in Ihrem Bestand gespeichert ist, legen Sie ihn wie unter Beteiligte beschrieben, an.

Klicken Sie die Panele durch. Füllen Sie die restlichen Pflichtfelder und prüfen Sie, ob Sie noch weitere Eingaben benötigen. Änderungen an vorgefüllten Feldern dürften nur in Ausnahmefällen nötig sein, da hier fachlich die Vorgaben der eingegangenen SWIFT-Nachricht maßgebend sind.

“Speichern” Sie die Transaktion ab (). Gehen Sie zurück ins “Office”.

Sie sehen, der Aufwand, dieses Akkreditiv anzulegen, war durch Benutzung der Eingangsnachricht erheblich geringer.

Wenn Sie eine Abwicklung durch Klicken des Icons unterbrochen hatten, können Sie diese jederzeit wieder aufgreifen und weiter bearbeiten.

Solche Transaktionen können liegen als unterbrochene bzw. pausierte Vorgänge

• rechts in der Liste der “persönlich unterbrochenen heutigen Transaktionen”
• im Ihrer persönlichen “To-Do Liste” des “Office” als “Typ” ““Pausiert””
• im Menüpunkt “Aktivitäts-Übersicht” > “Business Übersicht” > “Papierkorb/ Offenen Vorgänge”
• im der “To-Do-Liste” des “Kontraktes”, sofern bereits eine Referenznummer von DOKA-NG vergeben wurde

In unsere Fall gehen wir mit zurück. Von dort wählen wir nun den Vorgang direkt aus oder suchen ihn. Deshalb markieren Sie nun die Checkboxen “pausierte Vorgänge”. Markieren Sie einen Eintrag und wählen ihn durch “Doppelklicken” oder das -Icon aus.

Sie starten damit die entsprechende Transaktion, die bereits erfassten Daten werden geladen und sind wieder verfügbar.

Sollten Sie eine begonnene Transaktion nicht mehr benötigen, können Sie sie nach dem Markieren auch Löschen . Die erfassten Daten werden verworfen und der Eintrag entsprechend gekennzeichnet. Bis zum nächsten Bereinigungslauf (durch den Administrator, siehe Bereinigung historischer Daten) kann der Eintrag aber noch aus dem Papierkorb (Menü: “Aktivitäts-Übersicht” > “Business Übersicht” > “Papierkorb/Offenen Vorgänge SPTSEL”) mit zurückgeholt werden.

Gehen Sie zurück ins Das Office .

Nachdem Sie eine Geschäftstransaktion abgewickelt und gespeichert haben, sind Sie selbst in der Regel mit diesem Vorgang fertig. Der nächste Schritt ist, dass ein weiterer Benutzer diese Abwicklung kontrolliert und entweder zur Korrektur an Sie zurückgibt oder freigibt, d.h. mit seiner Signatur bestätigt, dass alles korrekt ist und der Vorgang komplettiert werden kann. Also z.B. die Buchungsdaten an Ihr Buchhaltungssystem weitergegeben werden können und die erzeugten Nachrichten erstellt und verschickt werden dürfen.

Auswahl zu prüfender Vorgänge:
Im Hauptarbeitsbereich des “Office” können Sie alle Vorgänge sehen, auf “Kontrolle und Freigabe” warten. Nur die Ihnen zugeordneten, werden direkt mit dem Typ “Freigabe” angezeigt. Freigabepflichtige Geschäftsvorfälle anderer Benutzer können Sie sich über die Konfigurationseinstellungen filtern und auswählen.

Grundsätzlich dürfen Sie nur diejenigen Transaktionen freigeben, für die Sie ausreichende Freigaberechte besitzen. Einerseits wird für jeden Transaktionstyp festgelegt, wieviele Freigaben erforderlich sind (eine Transaktion, aus der sich Verpflichtungen für die Bank ergeben, hat vermutlich mehr als eine Transaktion, mit der man nachträglich eine Referenz zum Kontrakt ergänzt) und welches der für diesen Typ relevante Betrag ist (sehr hohe Beträge erfordern u.U. die Unterschrift eines anderen Mitarbeiters als niedrige).

Exkurs Benutzer Info:
Wenn Sie sich über die Höhe der “Freigabegrenzen” eines Benutzers informieren möchten, klicken sie auf neben dem Benutzernamen.
Der Betrag “Freigabe bis” gibt an, bis zu welcher Höhe des relevanten Betrags der Benutzer Transaktionen, die ein anderer Benutzer erfasst hat, freigeben darf. Der “Eig. Betrag” gibt an, bis zu welcher Höhe selbst erfasste Transaktionen direkt freigegeben werden. Auf dem zweiten Panel “Benutzerberechtigung” können diese Angaben noch für spezielle Geschäftsbereiche separat spezifiziert werden.

Freigabe über das “Office”
Falls Sie das Recht haben, eigene Transaktionen freizugeben, wird Ihre Unterschrift direkt bei der Abwicklung als “ist erteilt” eingetragen. Sie müssen sich also Ihre eigene Abwicklung nicht erneut anschauen.

Ist keine Zeile markiert, sind die auswahlbezogenen Icons rechts der Mitte grau.
Wenn Sie eine Zeile im Grid markieren, ändern sich die Icons “Zuordnen” , “Löschen” , “Korrektur” , “Freigabe” und “Anzeigen” in schwarz. Außer bei “Freigabe” und “Anzeige” werden die Funktionen direkt ausgeführt. Ansonsten wird eine Übersicht zu dem freigabepflichtigen Vorgang angezeigt.

Zum Prüfen markieren Sie nun einen Eintrag, gerne einen, der aus Ihrer eigenen Abwicklung entstanden ist.

Mit “Freigabe” wechseln Sie in die Vorgangsübersicht. Sofern es unbestätigte und wichtige Meldungen gibt, wird Ihnen direkt ein Popup-Fenster mit ggf. vorliegenden “Warnungen, Startup-Warnungen und Startup-Informationen” angezeigt. Diese bestätigen Sie mit [ OK] oder ignorieren sie mit . Dann wird Ihnen das Popup-Panel “Transaktion freigeben” angezeigt.

Als nächstes können Sie sich alle Panele und Details der Erfassung anschauen und prüfen.

• Rot unterstrichene Felder: Benutzereingaben wurden vorgenommen.
• Dunkelgrün unterstrichene Felder: Automatisch übernommen Werte, z.B. aus einer elektronischen Eingangsnachricht.
• Nicht unterstrichene, gefüllte Felder: Von der Applikation vorbelegte Werte.

Über den Button [Warnung] werden Ihnen wieder die Warnungen gezeigt; Sie können prüfen, ob diese ausreichend berücksichtigt wurden. Sind Warnungen bei der Freigabe zur Kenntnis zu nehmen, müssen Sie das rote [Warnung] Icon anklicken. Bereits geprüfte Warnungen werden als grünes [Warnung] Icon dargestellt und können auch später noch beauskunftet werden.

Abhängig vom Ergebnis Ihrer Kontrolle stehen Ihnen jetzt drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wurde die Transaktion korrekt erfasst, können Sie die [Freigabe] erteilen und so Ihre Unterschrift “unter” die Transaktion setzen. Reichen Ihre Freigaberechte nicht aus, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung gezeigt.
• Sie können die Transaktion zur [Korrektur] schicken, wenn Fehler bei der Erfassung gemacht wurden, die der Sachbearbeiter noch korrigieren muss.
• Sie können die Transaktion [Löschen], wenn die Abwicklung eigentlich überflüssig war oder komplett falsch. Die Transaktion wird mit Ihren Daten in den Papierkorb geschickt, von wo sie bis zum Bereinigungslauf noch zurückgeholt werden kann.

Alle drei Icons stehen Ihnen auch schon auf dem Auswahlpanel zur Verfügung, d.h., Sie können diese Aktionen auch direkt durchführen, ohne sich die “Details” der Abwicklung anzusehen. Lediglich wenn Warnungen vorliegen, werden Sie beim direkten Anklicken von [Freigabe] zunächst in die Anzeige der Warnungen geleitet.

Freigabe über die Transaktion “Kontrolle und Freigabe”

Die Freigabe und Kontrolle von Vorgängen kann auch über den Menüpunkt “Aktivitäts-Übersicht” > “Freigaben” > “Kontrolle und Freigabe” der Transaktion “TRNREL” erfolgen.

Ein wesentlicher Unterschied zu der Freigabe über das “Office” haben, ist, dass Ihnen hier auch “Termine” zu dem Vorgang angezeigt werden. Ausführlichere Beschreibungen zu der Freigabe finden Sie unter der Transaktionsbeschreibung Kontrolle und Freigabe von Transaktionen.

Für die nachfolgenden Schritte gehen wir davon aus, dass Sie nun eine Transaktion freigegeben haben.

Sie haben jetzt die Erfassung einer Geschäftstransaktion und die anschließende Freigabe kennen gelernt. Aber damit ist das Ganze ja noch nicht wirklich fertig. Die Briefe sind noch nicht gedruckt, die Buchungsdaten nicht abgegeben und die SWIFT-Nachrichten noch nicht verschickt.

Um all das müssen Sie sich aber nicht kümmern. In dem Moment, in dem Sie Ihre Transaktion gespeichert haben, hat sie automatisch einen Verarbeitungsplan, den sogenannten Workflow mitbekommen. In diesem Workflow sind alle Schritte eingetragen, die die Transaktion durchlaufen muss, bis sie endgültig fertig ist.

Den Workflow der Transaktion können Sie sich in der “Kontrolle und Freigabe” auf dem zusätzlichen Panel “Workflow” ansehen.

Der Workflow besteht aus einer Liste von Services, die die Transaktion durchlaufen muss, die Reihenfolge und die Abhängigkeiten der Services voneinander ist in der Verwalten der Service-Reihenfolge festgelegt. Dieses “Workflow” Panel wird nur angezeigt, wenn mindestens noch ein Workflow-Service nicht abgeschlossen wurde.

In der Applikation stehen sogenannte Manager zur Verfügung, die sich darum kümmern, dass für die Transaktionen ein Service nach dem anderen abgearbeitet wird. Diese werden normalerweise vom Systemadministrator im Hintergrund gestartet und laufen den ganzen Tag, prüfen in kurzen Abständen immer wieder, was zur Abarbeitung vorliegt und übergeben die Transaktionen den entsprechenden Services.

Die Sachbearbeiter brauchen lediglich Transaktionen zu erfassen und freizugeben; alles andere erledigen die Manager.

Lediglich der Systemadministrator muss darauf achten, dass die Manager laufen und im Fehlerfall reagieren. Hinweise darauf, dass irgendwas nicht “normal” läuft, sind im “Office” sichtbar, wenn ein Eintrag in der To-Do-Liste rot markiert ist oder “wichtige Meldungen” Bereich ein Eintrag angezeigt wird. Ist das der Fall, liegen irgendwelche Probleme vor.

Weitere Informationen zum Workflow finden Sie unter Workflow.

Gehen Sie zurück ins “Office” .

Natürlich beschränkt sich die Arbeit der Sachbearbeiter nicht nur auf die Erfassung von Geschäftstransaktionen und deren Freigabe.

Stammdaten wie Beteiligte, Konten und Kondition müssen gepflegt werden, Nachfragen zu Kontrakten beantwortet und Auswertungen erstellt werden.

Die Pflege der “Stammdaten” erreichen Sie über das Menü “Stammdaten”. Siehe Details unter Stammdaten.

“Reports” sind ebenfalls über das Menü direkt zu erreichen. Siehe Details unter Auswertungen. Bei den Auswertungen finden Sie sowohl vorbereitete Statistiken zu verschiedenen Themen, als auch sogenannte Reportgeneratoren, mit deren Hilfe Sie die gewünschten Informationen zu Kontrakten oder bestimmten Stammdaten so selektiert, gruppiert, sortiert und summiert aus den Beständen ziehen können, wie Sie es benötigen.

Die “Info-Transaktionen” erreichen Sie direkt über das -Icon in der Icon-Leiste. Info-Transaktionen gibt es sowohl zu sämtlichen Stammdaten als auch zu allen Geschäftsbereichen.

Über das Icon “Online-Hilfe” erreichen Sie die Online-Transaktionsdokumentation, alternativ auch über den entsprechenden Eintrag im “Kontextmenü”.

• Im Abschnitt “Benutzerdokumentation” der “Online-Hilfe” finden Sie alles, was für Anwender interessant ist.
• Der Abschnitt “Demobank” beschreibt, welche Daten und Musterabwicklungen Sie in unserer MyModelbank finden, die wir Ihnen bei Auslieferung der Applikation zur Verfügung stellen, damit Sie “schon mal was haben”, mit dem man testen kann.
• Die “Entwicklerdokumentation” ist nur dann für Sie interessant, wenn Sie in einem Projektteam mitarbeiten, das sich um die Entwicklung und Anpassung von Transaktionen kümmert.

Gehen Sie die Themen gerne systematisch durch. Sie werden viele nützliche Funktionen finden, z.B. über das “Kopieren von Kontrakten” oder “Spezielle Funktionen / Abwicklungsmodalitäten, aber auch vertiefende Informationen dazu, wie z.B. Beteiligte oder Konditionen angelegt und im System benutzt werden können.